今や、個人や企業を問わず、日々の連絡手段として必要不可欠な存在となっているのが電子メールです。 
特に法人企業がクラウドメールを利用する際には、政府が定めた電子帳簿保存法に対応することも考えて導入することをおすすめしております。 
こちらでは、法人が業務で使用するクラウドメールに求められる様々な機能と、サービスを選定する際のポイントなどについて詳しく解説します。 

この記事を読んで、法人がクラウドメールを活用する際のメリットや注意点について理解し、円滑な運用に役立てていただければと思います。 

【法人向け】クラウドメールに必要な機能

クラウドメールとは、クラウド環境にあるメールサーバにWebブラウザやアプリからアクセスし送受信を行うメールです。 
法人がクラウドメールを使用する際には、国税関係（法人税法や所得税法）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認めた法律である、電子帳簿保存法に対応を視野に入れ検討しなければなりません。 
そのため、必要な以下の機能を備えたクラウドメールサービスを選定することがポイントです。 

【法人が使うクラウドメールサービスに必要な機能】 
・メール送受信やソート、フォルダ分けなどの基本機能 
・メールの検索機能 
・マルチログイン機能 
・マルチデバイス機能 
・セキュリティ機能 
※メールサービスのオプションで付けられる機能もあります。 

以下に、主な機能それぞれについて解説します。 

メーラーの基本機能

クラウドメールを使う場合、サーバやパソコンにソフトを入れて使う「オンプレミス型」のメールツールと同様の様々な機能を備えているものをおすすめします。
メールの送受信やソート、フォルダ分けといった基本機能をはじめ、ファイル添付や宛先管理など、業務で使うメーラーに必要な基本機能が必要です。

また、あると便利な機能として、宛先のオートコンプリートや、ドラッグ＆ドロップでのファイル添付が挙げられます。

メールの検索機能

業務でクラウドメールを使うなら、上に述べた基本機能に加え、様々な条件を指定できる検索機能も必要です。 

膨大なメールの中から、目的のメールを目視で探し出すことは時間の無駄といえます。 
効率よく業務をこなすために、送受信日時や送受信先、メールの件名や本文などの条件を指定することで、確認したいメールを特定し、抽出しましょう。 

また、メールにタグを付与できるクラウドメールも登場しており、あらかじめメールにタグを付けておくことでメールの仕分けが可能となり、より一層スピーディに探したいメールを抽出することも可能となっています。 

複数アカウントを持てる「マルチログイン機能」

マルチログイン機能とは、複数の利用者が同じアカウントに同時にアクセスできる機能のことを指します。 

法人企業がクラウドメールを利用する際、担当する業務内容によっては、個人用のメールアカウント以外にも複数のメールアカウントを利用する場合があります。 
例えば、カスタマーサポートや採用担当者は、個人用アカウントに加え、他のアカウントでのメール対応も必要です。 

マルチログイン機能を利用することで、1つのアカウントに対し複数のユーザーからの同時アクセスを許可することができ、メール対応が効率化されます。 

マルチログイン機能ついては、サイバーウェイブジャパン(CWJ)が提供する「Cloud Mail」の機能紹介のページに詳しく記載しているのでご参照ください。 

PCでもスマホで閲覧できる「マルチデバイス機能」

クラウドメールはWebブラウザ上で利用できるため、メールを閲覧する際にはPCだけではなく、スマートフォン（スマホ）やタブレットなど、Webにアクセス可能なデバイスであればどのような形態でも利用できます。 
スムーズに業務を行うには、さまざまなデバイスから利用できる「マルチデバイス機能」があると便利です。 

外回りをする従業員がいる場合、スマートフォンからメールにアクセスすることも想定されるため、クラウドメールのマルチデバイス機能は大変役立ちます。 

最近では、画面のサイズや表示項目の位置を、それぞれのデバイスごとに最適化した機能を備えたクラウドメールも多く提供されており、スマホを利用する場合でも不便を感じず、ストレスなく活用できます。 

スパムメールや情報漏えいを防ぐセキュリティ機能

マルチデバイス機能によって、利用可能な端末の種類や幅増えることは業務でメールを利用する際に便利なポイントですが、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ機能には十分気をつけなくてはなりません。 

各クラウドメールサービスはセキュリティ機能を充実させていますが、ウィルス対策機能やスパムメール対策ができるか確認しましょう。 

また、メールの宛先に対して強制的にBCC化を施すことで、大切な取引先に関する情報を外部に流出させてしまうことを防ぐ機能もあります。 

この他にも、メールを送信する前に確認画面を表示させ、慎重にチェックすることで誤送信を防ぐ機能を持つクラウドメールも提供されていますので、自社に合うサービスを探すことが大切です。 

クラウドメールにあると便利なオプション機能

クラウドメールには、基本機能やその他の機能に加え、さらに活用すれば一層便利となるオプション機能があります。 

あると便利なオプション機能 
・添付ファイル暗号化・誤送信対策 
・メール保管・管理 

どちらも、法人クラウドメールを円滑に運用する上では欠かせない機能といえるでしょう。 
それぞれの機能について解説します。 

添付ファイル暗号化・誤送信対策

メールの添付ファイルを暗号化することで、添付ファイルの内容を第三者に把握されないようにします。 

また、人の手で送信するメールの弱点は「誤送信」です。 
誤送信が原因で情報漏えい事故を起こせば、会社の信用を失いかねません。 

社外秘のファイルや個人情報に関わるファイルの保護ができる、暗号化・誤送信対策は、メールを使用する法人にとって必須機能だといえます。 

クラウドメールを選ぶときは、基本機能やオプションに、暗号化や誤送信対策が含まれているかをチェックしましょう。 

メール保管・監査

企業のメール運用上大きなリスクとなるのは、メール誤送信や外部への情報漏えい事故だけではなく、意図的なカルテルや贈収賄、また不正会計やデータ改ざんなど、社員による不正行為に目を光らせなければなりません。 

個人宛てのメールも監査しなければ、メール運用のリスクをなくすことはできないでしょう。不正行為はいつ発覚するかわからないため、できるだけメールを長期保管できるオプションがあると便利です。 

また、平時・有事を問わず、メールの監視と監査が必要不可欠になります。しかし、企業に届くメールを一通一通監査するのは大変です。 

そこで、あらかじめコンプライアンス違反に当たる任意の文字列を検知してくれる「監査機能」があると便利です。 

クラウドメールを契約する際に、オプションで付けられるか確認してみましょう。 

3つのポイント！クラウドメールサービスの選び方

今や多くの企業が活用している法人企業クラウドメールですが、当該メールサービスを導入・運用するにあたっては、どのような観点から選定すれば良いのでしょうか。

クラウドメールサービスの選び方を「3つのポイント」に分けてご紹介します。 

ポイントとなる主な選定基準はこちらです。 

1. メールボックスの容量で選ぶ 
2. 現在使っているメールソフトとの連携で選ぶ 
3. 安全性・信頼性を重視して選ぶ 

それぞれのポイントについて、順番に解説します。 

1.メールボックスの容量で選ぶ

せっかくクラウドメールを導入しても、メールボックスの容量が足りなければ業務に支障が出ます。自社の業務に必要な容量が確保できるかという観点で選びましょう。 

そのため、自社が日常、どの程度の量（ボリューム）のメールを送受信しているかについて把握しておくことが大切です。必要なメールボックスの容量は、自社の事業規模や外部の取引先との連絡回数によっても異なります。 

電子帳簿保存法に対応できる環境を作るために、まずは自社のメールボリュームを確認した上で、最適なメールストレージの空き容量を確保しましょう。わからない場合は専門家に相談することをおすすめします。 

2.今使っているメールソフトとの連携で選ぶ

クラウドメールを選ぶときは、現在自社で通常使用しているメールソフトとの連携を考慮して選ぶこともポイントです。 

急に会社で使用するメールシステムが変われば、社員が混乱して業務に支障が出ることも想定されるため、できるだけ「今使っているメールシステムと連携できるサービス」の利用をおすすめします。 

GmailやMicrosoft365をご利用でしたら、サイバーウェイブジャパン(CWJ)のオプションサービス「Mail Archive」と連携可能です。 
「Mail Archive」は電子メールを添付ファイルも含めて長期保管し、監査やコンプライアンス対策に備えることができます。 

3.安全性で選ぶ

クラウドメールを法人が利用する際は安全性で選ぶことも大切です。 

企業で使用するクラウドメールサービスを選定するなら、クラウド環境の「安全性」と「信頼性」につながるメールのセキュリティ対策について、特に確認しなければなりません。 

サービスを運用する上で、万一の事故や予期せぬトラブルなどによって思わぬ被害が発生してしまうと、企業の社会的信頼が瞬時に失墜し、最悪の場合は廃業にまで追い込まれるリスクがあります。 

こうした事態を招かないためにも、複数の社員がアクセスするクラウドメールでは、特に安全性にこだわって選んでください。 

また、セキュリティ対策を十分に取ることはもちろんですが、サービス稼働率やトラブル派生の頻度、また、トラブル発生時の返金対応など、サービスの内容についても慎重に確認しましょう。 

クラウドメール選定の注意点を知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

自社に必要な機能が備わっているクラウドメールサービスを選ぶことが大切

これからクラウドメールを導入しようと考えている法人企業向けに、クラウドメールに必要な機能や選び方を解説しました。 

社内外を含め、日々大量に送受信されるメールは、今や企業にとって、情報伝達ツールの生命線となっています。 

自社に最適なクラウドメールサービスを導入する際には、政府の定める「電子帳簿保存法」をよく理解し、法令を遵守するための対策をおすすめします。 
十分なメールサーバの容量を確保し、電子帳簿保存法の要件を満たすことができる機能があるか、あらかじめ確認した上でメールサービスを選定しましょう。 

クラウドメール導入はCWJにご相談ください

サイバーウェイブジャパン（CWJ)が提供する「CWJ Secure One（セキュア ワン）」は、企業向けに最適化された安全・安心のクラウドメールサービスです。 

CWJが提供する「CWJ Secure One」は 

• 「Webメール」 
• 「迷惑メール・ウィルス対策」 
• 「誤送信対策」 
• 「メール保管」 

など、クラウドメール運用に必要な機能一式をご提供するサービスです。 

また、オプションとして、PPAP対策としての「Mail File Link」や、標的型攻撃メールに有効な「ファイル無害化」も利用可能となっています。 

メールボックスの容量が30GB使える「ビジネスメール３０」の基本料金は初期費用が11,000円、1アカウントにつき月額440円（税込）ご利用いただけます。（オプション料金は含まれていません） 
詳しい料金や導入にかかる日数はお問い合わせください。 

お問い合わせはこちら

記事のポイント

• 1:法人がクラウドメールを使う場合、必要な機能は？

  法人企業がクラウドメールを使うなら、必要な機能は以下の通りです。

  【法人が使うクラウドメールサービスに必要な機能】
  ・メール送受信やソート、フォルダ分けなどの基本機能
  ・メールの検索機能
  ・マルチログイン機能
  ・マルチデバイス機能
  ・セキュリティ機能
  ※メールサービスのオプションで付けられる機能もあります。

  詳しくは、本文中の「【法人向け】クラウドメールに必要な機能」をご覧ください。

• 2:クラウドメールにつけられる便利なオプション機能は？

  クラウドメールの運用において、あると便利なオプション機能は以下の通りです。
  あると便利なオプション機能
  ・添付ファイル暗号化・誤送信対策
  ・メール保管・管理

  詳しくは「クラウドメールにあると便利なオプション機能」で解説しています。

  オプションをつけられるクラウドメールサービスをお探しの方は、サイバーウェイブジャパン（CWJ）までお問い合せ下さい。

• 3:クラウドメールの選び方は？

  どのクラウドメールを選べばいいのかわからないときは、選び方のポイントを押さえて選びます。
  クラウドメールサービスの選び方のポイントは以下の通りです。

  1.メールボックスの容量で選ぶ
  2.現在使っているメールソフトとの連携で選ぶ
  3.安全性・信頼性を重視して選ぶ

  詳しくは「3つのポイント！クラウドメールサービスの選び方」をご覧ください。