現代のビジネスでは、メールは社内外のやりとりに欠かせない重要なツールです。しかし、サイバー攻撃の多くはメールを経由して行われ、情報漏えいや不正アクセスの原因となっています。
特に新入社員は、ほとんどの場合、ビジネスで通用する方法でメールを送信した経験が乏しいのではないでしょうか。
経験が浅い社員は、意図せず標的型攻撃メールの標的になってしまうこともあるため、適切な教育が必要です。

今回は、新入社員に教育したほうがいい、基本のメールセキュリティ対策を簡単にご紹介します。

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新入社員に伝えたい基本のメールセキュリティルール

新卒社員が正式に業務を開始する前に、最低限次の項目を伝えましょう。

• 強固なパスワードを設定する
• 送信先と内容を必ず確認する
• 不審なメールを開かない
• 添付ファイルを不用意に開かない
• 会社の情報をメールで送付する際は「社外秘」などの情報種別を確認する

これらは、基本のメールセキュリティ対策ですが、先輩社員達には当たり前のことでも、新入社員にとっては当たり前のことではないかもしれません。

学生時代には、送信先や添付ファイルを見直してメールを送る習慣がない人も多いため、基本的な確認作業を怠らないようにっ徹底しましょう。
新入社員がメールを送付する前に、先輩社員に確認してもらうことも有効な手段です。

これだけは伝えたい！不審なメールの対処法

「学生時代のやり取りはほとんどSNSでした」という学生も少なくありません。業務に慣れている先輩社員には当たり前のことかもしれませんが、怪しいメールを見分けることもスキルの一つです。
新入社員が被害に遭わないように、フィッシングメールやスパムメール、添付ファイル付きのメールの適切な取り扱い方法を教育しましょう。

フィッシングメールの取り扱い

フィッシングメールとは、銀行や大手企業を装って、個人情報やパスワードを不正に取得しようとする詐欺メールです。受信者に偽のリンクをクリックさせ、正規のサイトに見せかけた偽サイトへ誘導して、個人情報を入力させようとします。
メールのタイトルや本文、送信先のアドレスをよく読み、信頼できないURLをクリックしないようにすることが大切です。

フィッシングメールの主な特徴

• 送信者名やアドレスが疑わしい
• 「至急確認」「アカウント凍結」など急かすような文言を使っている
• リンク先のURLが不審
• 不自然な日本語や文法

スパムメールの特徴

スパムメールとは、大量に送信される迷惑メールのことを指します。特に、リンクや添付ファイルを無防備に開くことで、マルウェアに感染したり、フィッシング攻撃のターゲットとなったりする可能性があります。
スパムメールを受信した場合は、フィッシングメールと同様に、落ち着いて送信者の情報や、メールのタイトル、本文をよく読んで対応しましょう。
効率的に業務を行いたい方は、スパムメールは、あらかじめフィルターではじいておくことも有効です。

スパムメールの主な特徴

• 不特定多数に送信される
• 差出人が不明確または不審（なりすまし）
• 悪意のあるリンクを記載している

メールや添付ファイルに含まれるマルウェアの特徴

マルウェアとは、悪意を持ってコンピュータやネットワークに害を与えるソフトウェアの総称で、パソコンの乗っ取りやデータの盗難、第三者へのウイルスの拡散などの被害に遭います。

マルウェアに感染しないために、添付ファイルやリンクを不用意に開かないことはもちろん、OSのアップデートやセキュリティソフトによる定期的なスキャンを行うことを徹底しましょう。

ヒューマンエラーを防ぐならシステム導入がおすすめ

どんなに社員教育を行っても、ヒューマンエラーが起こる可能性はなくなりません。できるだけ、迷惑メールの被害や情報漏洩の被害を防ぐためには、セキュリティシステムも導入し、多角的な対策を行っていくことが重要です。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、社員が簡単に操作できるクラウドメールやセキュリティシステムをご案内しています。

「過去に社員のメール対応による被害を防げなかったことがある」「メールの失敗がもとで新入社員の仕事のモチベーションを下げたくない」という方は、気軽にご相談ください。

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この記事のポイント

• 1.メールセキュリティについて新入社員に教えておくべきことは？

  新入社員に教育したほうがいいメールセキュリティ対策は、以下の通りです。

  • 強固なパスワードを設定する
  • 送信先と内容を必ず確認する
  • 不審なメールを開かない
  • 添付ファイルを不用意に開かない
  • 会社の情報をメールで送付する際は「社外秘」などの情報種別を確認する

  詳しくは「新入社員に伝えたい基本のメールセキュリティルール」をご覧ください。

• 2.どんなメールに対処するように教育すればいい？

  以下のメールを受信した場合、落ち着いてメールの送信者やタイトル、本文を確認するように教育します。

  【対応が必要なメール】

  • フィッシングメール
  • スパムメール
  • 添付ファイル付きのメール

  しかし、迷惑メールにいちいち対処していると業務の効率が落ちますので、あらかじめ迷惑メールをフィルタリングしておくことをおすすめします。

  詳しくは「これだけは伝えたい！不審なメールの対処法」をご覧ください。

新人はもちろん、既存の従業員の業務効率化にも役立つメールのセキュリティシステムをお探しの方は、株式会社サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。

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