電子メールには「アーカイブ」機能がついていますが、アーカイブ機能を使ったことはありますか？

近なアーカイブ機能は、スマートフォンで使用するメールです。GmailやiPhoneのメールアプリを閲覧しているときに、「メールを左にスワイプしたらメールがどこかに消えた」という現象を体験したことがある方もいるでしょう。

その動作を行ったメールは、消えたのではなく「アーカイブ」されており、メールが表示される場所が変わっただけですので、ご安心ください。

その他、パソコンで使用するメールにも「アーカイブ」機能は備わっており、使いこなすことでメール整理が楽になります。

本記事では、以下の内容をご紹介しますので、参考になさってください。

• メールのアーカイブはどんな機能を持つのか 
• アーカイブ機能のメリット 
• アーカイブ機能の注意点 
• 業務メールの管理に使えるアーカイブサービスについて 

スマートフォンや他のメールで使えるアーカイブ機能、企業向けのアーカイブサービスについてもご紹介しますので、業務の効率化の一助になれば幸いです。 

アーカイブとは？言葉の意味について

アーカイブ（Archive）とは、英語で文書などを保存する、記録の保管場所という意味を持つ単語です。

ITにおいては、メールのデータを長期保管しておくときに「アーカイブ」を行い、メールの受信箱を整理します。

アーカイブすると、データは消えませんが受信箱からは消えるため「もしかしたら後で再検索するかもしれない重要メール」「年に1度見直すメール」など、閲覧頻度は低いけれど重要度が高いメールをアーカイブしておきます。

メールのアーカイブ機能とは？メールの表示場所を変更する機能

アーカイブという言葉は、英語の「archive」から生まれました。archiveを日本語訳すると「記録する、保管する」といった意味になります。

すなわち、メールにおけるアーカイブ機能とは、大切なメールや残したいメールの表示する場所を、別のフォルダへと変更を行う機能のことを指します。そのため、アーカイブ機能を用いると、メールが消えて無くなるわけではなく、別の場所へと移るだけなので安心してください。 

アーカイブ機能はスマートフォンのメールやブラウザで閲覧するWebメールなど、さまざまなメールで利用できます。

ポイント：アーカイブしたメールはどこで表示できる？
メールをアーカイブすると、受信箱の表示からは隠されてしまいますが、「すべてのメール」を表示するとアーカイブしたメールを閲覧することができます。

メールのアーカイブ機能のメリット

慣れないうちは使いにくいと感じることもある「アーカイブ機能」は、使い方をマスターすることによりさまざまなメリットを享受できます。

メールのアーカイブ機能のメリット 

• メールフォルダを整理することができる 
• メールのセキュリティ対策ができる
• メールによるコンプライアンス違反を発見できる

例えば、現在は閲覧する必要の無いメールがあったとします。 
アーカイブ機能によって別フォルダへと移し、元のフォルダを綺麗に見やすいようにすることが可能です。 「返信したメールはアーカイブする」「対応が完了したメールはアーカイブする」など、アーカイブに入れるルールを決めておくと、受信トレイがスッキリしますのでお試しください。

管理者側にもメリットがある

アーカイブ機能は、社内のシステム管理者側にもメリットがあります。

アーカイブされたメールは一カ所で管理されるため、管理者がメールのアクセス権限について一括で設定できることがメリットです。

また、重要なメールをアーカイブしておくことで、コンプライアンス違反やトラブルが起きた際も落ち着いて対応することができます。使用しているPCとは別の場所に保存されているアーカイブから、「トラブルの原因になったメール」を発掘することが可能であるため、メールによるトラブル管理も楽に行えることが魅力です。

アーカイブ機能を使用するときの注意点

メールのアーカイブ機能は、大切なメールの保存を行うといった点で非常に有用です。しかし、次のような注意点も存在します。 

• メールを検索するときは「すべてのメール」対象に検索する
• アーカイブは「ゴミ箱」とは違いメールが削除されるわけではない 
• アーカイブしてもメールボックスの容量は減らせない
• 自動アーカイブ機能によるメールの見落としに注意

メールを検索するときは「すべてのメール」を検索する

使用しているメールの種類によっては、検索方法によってはスムーズにメールや添付ファイルを検索できないこともあります。利用中のメールの機能をあらかじめ知っておくことが大切です。 

例えば、検索する条件（場所）ですが、アーカイブしてしまうと受信メールから見えなくなるタイプのメールを利用している場合は「すべてのメール」を検索対象にします。

すべてのメールから探し出せば、アーカイブしたメールも検索にかかるのでご安心ください。

アーカイブは「ゴミ箱」とは違いメールが削除されるわけではない

アーカイブ機能はあくまでも「保存先を変更する」だけであるため、削除されることはありません。ゴミ箱機能と混同しないように注意しましょう。ゴミ箱ではないため、アーカイブを行ってもメールボックスの空き容量は増えません。 

また、先方が誤送信をしてしまい「消してほしい」とお願いされたメールがある場合、きちんとゴミ箱へ移動させるようにしてください。アーカイブしただけでは、メールを消すことはできません。

自動アーカイブ機能によるメールの見落としに注意

設定によりメールを自動的にアーカイブしている場合、大切なメールを見落とさないように注意してください。 

特に、電子帳簿保存法に関係する、取引内容が記載されているメール、帳簿書類にあたる添付ファイルがあるメールは必ず確認したいメールといえます。
電子帳簿保存法では、メールの表示を求められた際に迅速にデータを検索し、出力できる環境で保存しなければなりません。どのようなメールが来ているか把握していたほうが、事務処理をする際も、あとから検索する際も楽になります。

自動アーカイブ機能を使う場合は、「確認しなくても問題ないメール」を慎重に定義することが大切です。 

バックアップとアーカイブの違い

	バックアップ	アーカイブ
データの上書き	可能	不可
メールの保存方法	コピーを取る	メールそのもの
デメリット	別途コピーを保存するための場所が必要	アーカイブしても受信箱の容量は減らない
利用目的	受信箱の整理 災害時のデータ復旧 コンプライアンス違反のチェック　など	受信箱の整理 コンプライアンス違反のチェック データの改ざん防止　など

基本的に、GmailやiPhoneのメールなどに備わっているメールのアーカイブ機能は、メールのバックアップを取る機能ではありません。受信箱からは見えなくなりますが、同じメールのシステムの中に保存されています。

業務でメールをアーカイブしたい場合はを選ぶ際には、受信箱とは別のクラウド環境や専用サーバーで、自動バックアップがとれる「メールアーカイブサービス」を選ぶことをおすすめします。

【企業向け】業務におけるアーカイブ機能の活かし方

アーカイブ機能は、メールそのものに備わっている場合が多々ありますが、「メールアーカイブサービス」という商品もあります。 

数あるクラウドサービスの中でも、メールアーカイブサービスを導入すると、個人メールだけでなく、企業全体のメールも一括で管理することができる有用性のあるクラウドサービスです。 

メールアーカイブサービスの活かし方 
・送受信メールを全て保存することで企業全体における情報管理ができる 
・情報漏えい・コンプライアンス問題への対応 
・重要なメールの紛失防止 

近年問題視される「情報漏えい問題」に対応するなら、アーカイブ機能を活用しましょう。全ての送受信メールを保存するため、社員はデータ転送による「情報漏洩」および、メールによるパワハラやセクハラ、コンプライアンス違反など、メールによる「不正行為」を隠ぺいすることができません。 

一つのメールを発端に、企業の情報が外部へと漏れ出ると、企業の信頼を失墜させることになります。メールの監査を強化したい企業の方は、「アーカイブ機能を生かしたメール管理」をご検討ください。

メールアーカイブサービスをお探しなら「MailArchive」がおすすめ

メールアーカイブサービスを現在探している事業者の方にはサイバーウェイブジャパンの「MailArchive」（メールアーカイブ）をおすすめします。 

「Mail Archive」のご紹介

MailArchiveの機能 
・電子メールの長期間にわたる保管が可能 
・監査・コンプライアンス機能 
・保存したメールを削除・修正できない形で保存 

MailArchiveでは、添付ファイルも含め、送受信メールを全て保管し、送受信者アドレスや、件名、メール本文だけでなく、添付ファイル（※）内も検索することが可能です。 

また、コンプライアンスに違反する文字列を事前に設定すると、該当メールを検知して通知しているため、監査の精度を上げるとともに手間を省くこともできます。 

電子帳簿保存法では、メールの修正や削除の際は記録を残さなければならないのですが、最初からメールの修正も削除もできないようにしておけば安心です。 

「MailArchive」の導入をご検討の方、詳細を知りたい方は気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

※添付ファイルの検索に対応しているファイルは、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Visio、RTF、Adobe PDF、PageMaker、一太郎、OASYS、HTML・テキスト、圧縮ファイル（zip、tar、rar、tgz、lzh、gz）です。

メールのアーカイブ機能は業務に活用できる

本記事では、メールのアーカイブとはどんな機能なのか、メリットや注意点、業務への活かし方などを解説しました。 

メールのアーカイブ機能を使用することによって、大事なメールや重要なメールを、クラウド環境で安全に保管することが可能です。 
メールのアーカイブ機能を賢く利用するために、自分が利用しているメールのシステムを理解しておきましょう。それぞれのシステムごとに特徴があります。 

また、企業がメールのアーカイブサービスを利用することで、メールの長期保存、監査においてメリットがあります。  

対応の猶予期間が2023年12月末までである「電子帳簿保存法」に対応し、情報漏えいやコンプライアンス違反を防ぎたい事業者の方は「MailArchive」（メールアーカイブ）の導入をおすすめします。

この記事のポイント

• メールのアーカイブ機能とは？

  メールにおけるアーカイブ機能は、大切なメールや残したいメールの保管場所を、別のフォルダへと変更を行う機能です。
  アーカイブを行ったからといって、メールが削除されるわけではないためご安心ください。

  詳しくは「メールのアーカイブ機能とは？表示場所を変更する機能」をご覧ください。

• メールのアーカイブ機能の注意点は？

  メールのアーカイブ機能を利用する際は、以下の点にご注意ください。

  • メールを検索するときは「すべてのメール」対象に検索する
  • アーカイブは「ゴミ箱」とは違いメールが削除されるわけではない
  • 自動アーカイブ機能によるメールの見落としに注意

  ご利用中のメールによっては、検索対象をうまく設定しないと必要なメールが検索にかからなくなります。
  また、アーカイブは削除されるわけではないためゴミ箱機能と混同しないようにお気を付けください。

  詳しくは「アーカイブ機能を使用するときの注意点」をご覧ください。

• アーカイブ機能は業務で使える？

  企業向けに、メールをアーカイブするためのクラウドサービスがあります。
  賢く使うことで、情報共有や情報漏えい、コンプライアンス問題などに対応できるため、業務の効率を上げることも可能です。

  メールアーカイブサービスの活かし方

  • 送受信メールを全て保存することで企業全体における情報共有ができる
  • 情報漏えい・コンプライアンス問題への対応
  • 重要なメールの紛失防止

  詳しくは「【企業向け】業務におけるアーカイブ機能の活かし方」をご覧ください。

  また、業務で利用できるメールアーカイブサービスをお探しの方はサイバーウェイブジャパンが提供する「Mail archive」のご利用が便利です。