2022年1月に改正・電子帳簿保存法が施行されたことで、企業や個人事業主など、全ての事業者は、税務や経理業務に関わる帳簿書類を電子データで保存することが義務化されました。

しかし、どのような書類やデータが電子帳簿保存法の対象になるのかご存じでしょうか。

この記事では、義務化された電子データの保存に対応するために、保存対象になるデータやペナルティなど、必要な知識について解説します。

2022年1月から電子データの保存が義務化

電子帳簿保存法は元々、電子データになった帳簿書類の保存方法を定める法律です。2022年1月からに改正内容が有効になり「電子取引に関するデータの保存」が義務化されました。

2023年12月末日までの猶予期間も終了し、2024年の1月からは、個人事業主も含めたすべての事業者が取引に関するデータや書類をデジタルデータで保存しなければなりません。

データで受け取った取引に必要な書類はそのままデータで保存、紙の書類はスキャンして保存することが義務付けられています。

電子帳簿保存法が有効になるまでの時系列

電子帳簿保存法が有効になるまでの道のりを、わかりやすく時系列でまとめたものがこちらです。 

1. 義務化は2022年1月から開始 
2. 2023年12月末まで猶予期間が設けられる
3. 2024年1月1日からは要件通りに保存 

猶予期間が設けられた理由は「小規模事業者は、全業務に占める税務・経理業務の負担割合が大きく準備期間が必要」であると考えられたためです。 

2024年以降は、猶予期間が終了しています。電子帳簿保存法の「データの保存要件」にしたがって保存しなければ、法律違反になりますのでお気をつけください。 

保存要件は「電子データ保存の義務化に対応するための知識」で解説します。 

保存が義務づけられる対象の電子データとは

データの保存が義務付けられるといっても、保有するすべての電子データを保存しなければならないわけではありません。 
保存が必要なのは、電子帳簿保存法が指定するメールと帳簿書類です。 

保存すべき電子データについて

• 取引に関して受領、または交付する注文書、領収書等に通常記載される事項が含まれるメール本文 
• 電子メール本文に取引情報が記載されている電子メール本文 
• メールの添付ファイルにより授受された取引情報（領収書等）は添付ファイル 
• 紙で受け取った見積書や契約書はスキャンしてデータ保存

電子メールにおいて授受される情報の全てが取引情報に該当するわけではありません。

電子帳簿保存法では、税務・経理業務に関係する電子データ、帳簿書類を保存します。

メールで対象となる電子データをやり取りしていた場合、対象となる取引情報がメールの本文に書いてあればメールも保存しなければなりません。 添付ファイルにのみ取引情報が掲載されているのであれば、添付ファイルだけの保存も認められます。

また、紙で受け取った見積書や契約書も、忘れずにデータ化して保存しましょう。

 

参考：電子帳簿保存法｜一問一答【電子取引関係】Ⅰ　通則【制度の概要等】 

帳簿書類とは

税務・経理業務に関係する帳簿書類とは次のとおりです。 

帳簿書類の具体例

国税関係帳簿		総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
国税関係書類	決算関係	損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など
	取引関係	請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など
電子取引 （メールやクラウドサービスなどで送受信したもの）		請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など

電子データを保存しなかったときのペナルティ

取引情報が記載された、税務・経理業務に関係する電子データ、帳簿書類に関する電子データを保存しなかった場合は、ペナルティが科せられます。  

• 追徴課税や推計課税など税金が増える 
• 青色申告の承認が取り消される 
• 会社法に違反したことにより過料が科せられる 

順番にご説明します。 

追徴課税や推計課税など税金が増える

税法に違反したとみなされると、追徴課税や推計課税という名目で、税金が増える形でペナルティを与えられます。 

追徴課税とは、税務調査などで税金の納付額が少なかったと認定されたときに、本来の納税額との差額を支払うことです。 追徴課税には付帯税が加算されますのでご注意ください。付帯税とは、延滞税、利子税、加算税の総称です。 

推計課税とは、税務署長が各種の資料に基づいて本来の納税額を推計し、その額の税金を納付させる仕組みです。

青色申告の承認が取り消される

電子帳簿保存法違反が発覚すると、青色申告の承認が取り消されることもあります。承認の取り消しは、違反の程度を総合的に判断して検討されるため、一概に取り消されるとは言えません。 
災害による紛失は、やむを得ない事情として考慮されます。 

申告が取り消された場合、当然、青色申告における優遇措置を受けられなくなりますし、事業者としての信頼を失うことになりますので、お気を付けください。 

会社法に違反したことにより過料が科せられる

電子帳簿保存法に違反する行為が会社法にも違反すると認定されると、100万円以下の過料を科されることもあります。 

会社法第976条に定められる「過料に処すべき行為」に違反しないように配慮が必要です。

電子データ保存の義務化に対応するための知識

電子帳簿保存法が求めるとおりに電子データを保存するために知っておきたい知識をご紹介します。 

• データの保存区分（保存方法）を知り、そのとおりに保存する 
• データの保存要件を知り、そのとおりに保存する 

順番にご説明しますのでご覧ください。 

データの保存区分

電子帳簿保存法はデータの保存区分は3つあります。 

1. 電子帳簿等保存 
2. スキャナ保存 
3. 電子取引保存 

電子帳簿等保存は、コンピュータでつくった電子データの状態にある帳簿書類を、電子データのまま保存する方法です。 

スキャナ保存は、紙の領収書や請求書などをスキャンして、画像データなどの電子データにして保存する方法です。 

電子取引保存は、電子取引をしたときの電子データをそのままのデータとして保存する方法です。 

メールに添付されている請求書を保存することも大切ですが、もし、メールの本文に取引情報が含まれている場合は、メール本文も保存しなければなりません。 

取引情報とは、取引年月・取引金額、注文書、見積書、領収書などのことを指し、注文書という名目ではなくても、注文内容が書いてあるメールの場合は取引情報に該当します。

データの保存要件

電子データの保存には「保存要件」があり、要件に従わなければなりません。 
保存要件は全5項目あり、内訳は「真実性の確保」3項目、「可視性の確保」2項目で構成されています。 
電子帳簿保存法が定める保存要件は以下のとおりです。 

真実性の確保に関係する要件3つ

・要件1：訂正・削除の履歴を残す
・要件2：相互関連性を確保する
・要件3：関係書類などを備えつける

データの改ざんを防ぐために、データを訂正したり、削除したりする場合は、履歴を残せるシステムを利用することが定められています。 

次に、帳簿に関連する電子データと、該当帳簿に関連する「他の帳簿の記録時事項」との「相互の関連性」を確認できるようにしなければなりません。 

また、電子データを保存しているシステムに関係する書類を備えが必要です。システムに関する書類とは、操作説明書、事務処理マニュアル、システム概要書、システム仕様書などを指します。 

参考：電子帳簿保存時の要件（国税庁）

可視性の確保に関係する要件2つ

・要件4：見読性を確保する 
・要件5：検索機能を確保する 

見読性とは「肉眼で見てわかること」を指し、ディスプレイ上に速やかに表示できること、またはプリンタでデータを印刷できることが求められます。 

次に、データ保存に使用するシステムは、取引年月日や勘定科目、取引金額などで電子データを検索できる機能を有してなければなりません。 

膨大なデータから、必要な電子データを速やかに抽出できるようにしましょう。 

参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

電子帳簿保存法に対応するには

適切に電子データを保存するには、長期保存が可能な有料ストレージやメールの保存容量が多いサービスを確保することが大切です。
無料のクラウドストレージを使用した場合、メールや保存データが消えることがあります。無料のメールは、たいてい保存期間や容量が決まっており、保護していない古いデータから順番に消えていきます。仕事で使うメールやストレージは、可能であれば有料サービスを利用しましょう。

有料サービスを選定する際には、以下の内容に注目してご契約ください。

• 訂正・削除の履歴が残る（またはメールを削除・修正できない機能） 
• 検索機能がある 
• 保存期間が長い 
• サーバの容量が大きい 

帳簿の改ざんを防ぐために、訂正・削除の履歴を残さなければなりません。訂正履歴を残せるシステムを探せない場合は、そもそもメールの削除や修正が全くできない保存サービスを選ぶことも一つの手段です。

また、メールの保存期間やサーバの容量は、状況次第で延長、拡張できるサービスを選ぶことをおすすめします。
サイバーウェイブジャパンが提供する「Mail Archive」（メールアーカイブ）なら、これらの条件に対応し、送受信メールや添付ファイルなどの電子データを保存することが可能です。

「Mail Archive」のご紹介

事業規模に関わらず電子データの保存に対応しましょう

大企業も中小企業も、個人事業主も副業を行う会社員でも、取引の上で仕事を行う場合は、帳簿関連の書類はデータで保存しなければなりません。

保存のためのサービスを申し込んでも、すぐに使用できるとは限らないため、早めの申し込みが必要です。必要なサーバの容量が多ければ多いほど、システムの構築や移行にも時間がかかります。 

また、システムの導入と並行して、電子データの保存方法を社内で決め、関係者に徹底させることも大切です。 

サイバーウェイブジャパンでは、クラウドサービス導入のための「無料ワークショップ」を行っています。データ保存用のストレージや、長期保存可能なメールシステムをお探しの方は気軽にご相談ください。

専門のコンサルタントが、貴社に合うサービスをご案内します。

※無料ワークショップは法人向けの相談会となります。ご了承ください。

お問い合わせはこちら

この記事のポイント

• 1.電子データの保存の義務化とは何か

  2022年1月に改正・電子帳簿保存法が施行され、税務・経理業務関連の帳簿書類を電子データで保存することが義務化されました。
  今まではプリントアウトして紙で保存していた帳簿書類の添付ファイルや取引情報が記載されていたメールを、今後はデータで保存しなければなりません。

  詳しくは「2022年1月から電子データの保存が義務化」をご覧ください。

• 2.データ保存はいつから義務化される？

  電子データの保存の義務化を定めた改正・電子帳簿保存法がすでに施行されているので、「すでに義務化されている」状態です。
  しかし猶予期間があり、最終期限は2023年12月31日です。それまでに電子データの適切な保存体制を構築する必要があります。

  詳しくは「電子帳簿保存法が有効になるまでの時系列」をご覧ください。

• 3.保存が義務づけられる電子データとは

  税務・経理業務に関係する電子メール、帳簿書類などを保存します。

  帳簿書類には、総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳、損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表、請求書、見積書、納品書、注文書、領収書などが該当します。

  また、メールで対象となる電子データをやり取りしていた場合、対象となる取引情報がメールの本文に書いてあればメールを保存しなければなりません。

  詳しくは「保存が義務づけられる電子データとは」をご覧ください。

• 4.電子データを保存しなかった時のペナルティは？

  要件に従い、該当の電子データを保存しなかった場合、次のようなペナルティを科せられる可能性があります。

  • 追徴課税や推計課税など税金が増える
  • 青色申告の承認が取り消される
  • 会社法に違反したことにより過料が科せられる

  詳しくは「電子データを保存しなかったときのペナルティ」をご覧ください。

• 5.義務化に対応するために必要な知識は？

  電子データ保存の義務化に対応するためには、電子帳簿保存法が定める保存要件について知ることが大切です。要件に合致する保存方法で電子データを保存します。

  メールやデータの保存のサービスをお探しの方は、サイバーウェイブジャパンが提供する「Mail Archive」（メールアーカイブ）がおすすめです。

  詳しくは「電子データ保存の義務化に対応するための知識」をご覧ください。