電子メールの保存期間に注意！電子帳簿保存法について
事業者に、税務や経理業務の帳簿や書類を電子データで保存することを求めている法律、電子帳簿保存法は、個人事業主や副業をしている会社員も対象になります。
2024年1月1日からは、電子取引に関する書類を紙で保存しても無効となり、データ保存が必須です。
この法律の対処は企業や団体などの法人だけでなく、税務・経理業務をしているすべての事業者を対象としているので、個人も法律に則って電子データを保存しなければなりません。
この記事では、電子帳簿保存法の概要を紹介した上で、電子データの保存期間や保存方法などを解説します。
また、法律を守るには、同法が求めるメールのオプションサービスを使わなければならないので、その選び方も説明します。
業務用のメールの保存に関する法律「電子帳簿保存法」
電子帳簿保存法は改正され、その内容は2022年1月から有効になっています（＊1）。この法律は、企業や個人事業主などの事業者に、税務・経理業務関連の帳簿書類を電子データにして保存することを求めています。
この法律が求める保存方法は以下の3つです。
＊参考1：電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）
電子帳簿保存法が求める電子データの保存方法
電子帳簿保存法で求められる「データの保存方法の例」を簡単にご紹介します。
1.電子帳簿などの保存
会計ソフトを使って作成した帳簿の電子データ（電子帳簿）を、電子データのまま保存する
2.スキャナを使った保存
紙の請求書や領収書などをスキャナで電子データ（画像データなど）に変換して保存する
3.電子取引の保存
電子的に授受した取引情報を電子データで保存する
1と2は理解しやすいと思います。事業者が注意しなければならないのは3で、「電子的に授受する」とは、メールでのやり取りを含みます。そして「取引情報」とは、税務や経理業務に使う帳簿書類などのことです。
さらに、電子データは次の3つの方法で保存しなければなりません。
改正・電子帳簿保存法に基づいた保存方法
- メールのデータを検索できるシステムで保存する
- 保存期間が満了するまで確実に保存する
- データの訂正や削除は履歴が残るようにする
改正された電子帳簿保存法に対応するために、3つの要件をすべてクリアしなければなりません。
メールデータの検索については、税務調査時にデータのダウンロードに応じることで免除されるケースもあります。
電子帳簿保存法でメールを保存しなければならない方
電子帳簿保存法が適用される対象者ですが、法人も個人も区別がなく、全ての事業者が対象です。
従業員がいる会社の経営者の方、フリーランス・個人事業主など、その他事業で青色申告をされている方、会社員をしながら副業をされている方はお気を付けください。
特に、青色申告を行う事業主は、法律に違反すると、承認を取り消されることもあるので注意が必要です。
青色申告を行う事業主の方、副業を行う会社員に方が気をつけないといけないことをご紹介しますので参考にしてください。
青色申告を行う事業主
青色申告を行う事業主の方は2023年12月末までに、電子帳簿保存法に対応する必要があります。
電子帳簿保存法の保存義務を果たせなかった場合は、青色申告の承認が取り消され、税金の控除額が変わってしまいますのでご注意ください。
ただし、災害に見舞われてデータが消失してしまった場合など、例外が認められることもあります。
国税庁のページに「一問一答」が用意されているため、一度目を通しておいてください。
副業をしている会社員
副業をしている会社員の方は、副業による収入が多くなると事業者とみなされます。
副業で領収書などの保存義務が発生するケースは、その年の前々年分の雑所得の収入金額が300万円を超える方です（＊2）。
確定申告や年末調整をしているから大丈夫、では済みません。
会社員でも事業者とみなされたら、電子帳簿保存法の対象となり、電子データを保存する義務が課されるケースがあります。
副業とは勤務先の業務以外の仕事のことを差し、フリマアプリで服を売る、文章を書いて原稿料を得ることも副業です。
副業による所得を雑所得というのですが、領収書や必要書類を保存する義務があります。
＊2参考：No.1500 雑所得（国税庁）
法律で定められた保存期間と対象帳簿書類
国税庁は事業者に、帳簿書類を原則7年間保存するよう求めています（＊3）。
さらに例外的に、次の帳簿書類は10年間保存しなければなりません。
10年間保存するケースと帳簿書類についてご紹介しますので、参考にしてください。
例外的に10年間保存が求められるケース
- 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度の帳簿書類
- 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度の帳簿書類
もし、帳簿書類をメールでやり取りしていたら、メールや添付ファイルを7年間または10年間保存しておかなければなりません。
例外的に10年間保存しなければならないのは、赤字決算になった時です。
災害や急な経済の冷え込みによる赤字決算ないとは言えないため、あらかじめ備えておくことをおすすめします。
帳簿書類とは
帳簿書類とは、税務や経理業務で使う帳簿や書類のことで次のようなものがあります。
■帳簿書類の具体例
| 国税関係帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など | |
| 国税関係書類 | 決算関係 | 損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など |
| 取引関係 | 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など | |
| 電子取引 （メールやクラウドサービスなどで送受信したもの） | 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など | |
これらの帳簿書類の電子データを、改正・電子帳簿保存法に基づいて保存しなければなりません。
使用中のメールサービスの保存期間や容量に注意
仕事で使っているメールサービスは、保存期間と容量が十分確保されているでしょうか。
メールサービスによっては、送受信したメールを決められた年数でしか、保存できないケースもありますので、保存期間に関する規約を確認することが大切です。
また、容量が大きいデータを送受信すると、短期間で容量オーバーになり、データを削除しなければメールが使えなくなることもあります。
受信したメールをすべて保存しなければいけない、というわけではありません。
ただし、メールを消してしまえば後で復元ができなくなりますので、メールを全部保存しても余るくらいの容量を確保すると管理が楽になります。
メールを全て保存していれば、必要なメールは後から検索できるからです。
メールサービスを選ぶときは、保存期間と容量に注意しましょう。
法律を守るためにメールのオプション利用
電子帳簿保存法を守るために、メールサービスにオプションを付けて利用することをおすすめします。
メールにつけるオプションの例
- メールサーバーの容量を増やすオプション
- 最長10年間保存できるオプション
- 添付ファイル内も検索できる検索オプション
それぞれ順番にご紹介します。
メールサーバーの容量を増やすオプション
メールサーバーの容量を増やせるオプションがあると便利です。
毎日何百通、何千通もメールのやり取りをする人は、「税務・経理業務に関するものだけをピックアップして別途保存しなければならない」と想像した時に、ぞっとすることでしょう。
膨大なメールから保存すべきメールだけをピックアップする作業は、非効率な作業であることもあり、生産性が下がってしまいます。
そのような作業をするくらいなら、メールサーバーの容量が大きいメールサービスを使ったほうがよいでしょう。
「どのメールが必要なのか」判断がつかないときは、全部保存しておけば間違いがありません。
最長10年保存できるオプション
電子帳簿保存法では、基本的には7年間保存することが義務付けられていますが、場合によって最長10年間保存する事態も発生します。
政府はクラウドサービスの利用を推奨していますが、数あるクラウドメールの中には、安く使える代わりにメールの保存期間が短く設定されているものもあるため、保存期間を確認してから導入してください。
10年保存できるオプションがあれば、ぜひつけておきたいところです。「法律で定められた保存期間と対象帳簿書類」でも紹介したとおり、会社の決算が赤字になった場合は最長10年間、対象の電子データを保存しなければならないからです。
「繰り越し決算控除」を利用することになっても、最初から10年保存できるオプションを付けておけば、万が一の事態に備えることができます。
参考：政府情報システムにおけるクラウドサービスの適切な利用に係る基本方針（案）（デジタル庁）
添付ファイル内も検索できる検索オプション
メールを約10年分保存しても、10年前のメールを目視で探す作業は、つらく大変なものになります。
そこで、メールの検索はもちろん、添付ファイル内も検索対象になる「検索オプション」をつけることがおすすめです。
なお、メールの検索機能も、電子帳簿保存法が求める要件の一つになります。
国税庁はメールサービスなどについて「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、要件を満たす検索機能を確保する必要がある」という見解を示しています（＊4）。その要件とは次のとおりです。
メールサービスに搭載していなければならない検索機能の要件
- 取引年月日や取引金額、国税関係書類の記録項目で検索できる機能
- 日付と金額については、その範囲を指定して検索できる機能
- 2つ以上の任意の記録項目（日付や金額など）を組み合わせて検索できる機能
日付や金額、または日付と金額で目当てのメールや電子データを検索できるようにしておかなければいけません。
しかし、日付や金額はメールの本文に含まれているとは限らないため、添付されてきた請求書ファイルの中まで検索できるオプション機能があると便利です。
おすすめのクラウドメールはCWJ Secure One（セキュア ワン）
政府はクラウドサービスの利用を推奨しており、クラウドメールをお探しの方もいらっしゃるかと思います。
クラウドメールをお探しでしたら、メールのオプションが充実している、CWJのCWJ Secure One（セキュア ワン）がおすすめです。
オプションで「Mail Archive」（メールアーカイブ）をつけることもできます。
オプションサービス「Mail Archive」のご紹介
「Mail Archive」は送受信メールの長期保存はもちろん、添付ファイルの文言まで検索対象にしてくれる優れた検索機能もついてきます。
検索対象のメールの量が膨大であっても「Mail Archive」なら専用の管理画面で高速検索が可能です。メール管理を楽にすることで、他の作業の時間が作れます。
また、「Mail Archive」はクラウドメールだけではなく、オンプレミス型のメールにも対応可能ですのでお問い合わせください。
※クラウドメールのお申し込みがなくてもオプションサービスをご利用いただけます。
お問い合わせはこちら
業務メールの保存期間は法律に合わせましょう
法律（電子帳簿保存法）を遵守するために、業務メールの保存期間に注意しなければなりません。最低でも7年間、決算が赤字になった場合は10年間、対象のメールや電子取引のデータを保存できるようにしてください。
メールを保存しなければならないのは「すべての事業者」です。従業員がいる企業の方も、個人事業主やフリーランス、副業を行っている会社員の方も気を付けましょう。
この記事のポイント
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1.電子メールに関する法律とは？
電子帳簿保存法という法律があり、企業や個人事業主などの事業者に、税務・経理業務関連の帳簿書類やメールを電子データにして保存することを求めています。
次のいずれかの方法で保存しなければなりません。
- 電子帳簿などの保存
- スキャナを使った保存
- 電子取引の保存
詳しくは「業務用のメールの保存に関する法律『電子帳簿保存法』」をご覧ください。
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2.電子帳簿保存法の対象になる事業者は？
電子帳簿保存法の対象はすべての事業者です。従業員を雇用している事業主や個人事業主（フリーランス）、副業をしている会社員も対象になります。
請求書や領収書が添付されたメールは、保存するよう気を付けてください。
青色申告を行っている場合、法令を遵守しなかった時に承認取り消しの対象となります。詳しくは「法律で定められた保存期間と対象帳簿書類」をご覧ください。
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3.メールは何年間保存しなければならない？
税務や経理業務で使う帳簿書類に関するメールや電子データは原則7年間、一部の書類は10年間保存しなければなりません。
詳しくは「法律で定められた保存期間と対象帳簿書類」をご覧ください。長期メール保存できるサービスをお探しの方は、株式会社CWJの「CWJ Secure One（セキュア ワン）」やメールのオプションサービス「Mail Archive（メールアーカイブ）」をご利用ください。
インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
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