ビジネスメールで添付ファイルを送る方法！適切な容量と書き方【例文あり】
企業や個人がビジネスを展開する上で使用する電子メール（ビジネスメール）は、日常業務での必要不可欠なツールとして定着しています。
添付ファイルには、商品の仕様書や請求書、画像など様々な形式がありますが、情報漏えいや添付ファイルが引き金となるウイルス感染に気をつけなければなりません。
ビジネスメールにおいて、どのように添付ファイルを送信すればいいのか、安全な送信についてお悩みの方はいらっしゃいませんか。
この記事では、添付ファイルを送付する際の適切なファイル容量やトラブルを防ぐ送り方、また添付ファイルを安全に送るための「ファイル転送サービス」について詳しく解説します。
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添付ファイルの容量と送り方
ビジネスメールを送受信する際に発生するのが「添付ファイル」です。
企業によっては、セキュリティやコンプライアンスを守るために添付ファイル送付のためのルールがあります。
そもそもメールにファイルを直接添付すること自体がNGであったり、相手方にメール受信制限が行われていたりするケースもありますので気を付けましょう。
こちらでは、適切な添付ファイルの容量と送り方についてご紹介します。
添付ファイルの適切な容量
ビジネスメールに添付ファイルを送信するは、容量の大きさに注意してください。
メールの適切な容量の目安は、概ね2MB以下となります。
利用しているメーラーやメールサービスによっては、大容量のファイルは受信できません。
また、大容量の添付ファイルが送られてくると通信が重くなってしまい、受信側に負担をかけてしまいます。
送信側が、できるだけデータ容量を小さくする努力が必要です。
大容量ファイルの送り方
大容量のファイルを送りたいときの「添付ファイルの送り方」はこちらです。
- ZIP形式に圧縮する
- ファイルのアップロードサービスを利用する
- データを分割して送る
大容量の添付ファイルを送りたい場合、ファイルサイズを軽くすることが大切です。
データ圧縮しても、まだ容量が大きい場合、ファイル送信のためのファイルをアップロードして送ることができるクラウドサービスを利用しましょう。
また、添付ファイルを直接送ることが禁止されている場合も、アップロードサービス経由でファイルを送付します。
パスワード付き添付ファイルの送付の注意
送付したzipファイルにパスワードをかけた場合、パスワードは添付ファイルと別に送る方法をおすすめします。
これは、よく知られている「PPAP」という方法です。
ただし、PPAPには脆弱性もあることを知っておかなければなりません。
たとえ、メールを分けて添付ファイルとパスワードを送っても、送信経路がハッキングされていればセキュリティ対策として意味がないからです。
日本政府も令和2年11月の記者会見で、PPAPを用いたzipファイルの送付を廃止することを伝えています。
参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日
これからの時代は、PPAPに代わる安全なファイルの送信方法を考えなければなりません。
【基本】メールで添付ファイルを送る際に書くこと
ビジネスメールを送信する際には、メールの件名や本文の内容が送信相手（受信側）にしっかりと伝わるように配慮してメールを書くことが大切です。
【ビジネスメールの基本】
- メールの件名はメールの内容が伝わるように書く
- 件名や本文に添付ファイルの内容をわかりやすく書く
- 受信する相手に配慮する姿勢が大切
社会人として恥ずかしくない「添付ファイルを送るためのビジネスメールの書き方」を例文でご紹介します。
件名や本文に添付ファイルがあることを記載
ビジネスメールでファイルを添付したメールを送信する際には、件名や本文の冒頭で、添付ファイルがあることを伝えておくことが大切です。
メールを受信した側は、まずメールの件名と本文を確認しますが、特に注意を払っていなければ、メールに添付ファイルがあることを見落とす可能性もあります。
そのため、添付ファイルがあることをしっかり伝えておけば、万が一当該ファイルを添付し忘れたり、相手がきちんと受信できなかったりした場合でも、迅速に対応することができます。
本文で添付ファイルの内容を伝える
添付ファイルを開く際は、メールによる標的型攻撃（サイバー攻撃）にも注意しなければなりません。
そのため、メール本文で、添付ファイルの内容を明らかにしておくと、メールを受信する側も安心して添付ファイルを開封することができます。
【先方に伝えるべき添付ファイルの内容】
- 添付ファイルの内容（請求書や納品書など、添付ファイルの種別と数）
- ファイル名
- ファイル形式（pdfやjpgなどの拡張子を記載）
「ご依頼のお見積書をpdfファイルで送ります」「参考資料の写真を2点jpgファイルで送ります」など、どのような添付ファイルを送っているのかわかりやすく説明します。相手に安心感が伝わるように工夫してください。
相手への気遣いが大切
メールの受信側が気軽に問い合わせできるよう、アフターフォローに関する意思や問い合わせ窓口も伝えましょう。
例えば「ご不明な点がございましたら、遠慮なく担当営業までご連絡ください」「ファイルが開けない際はお電話かメールでご連絡ください」など、気遣いの言葉を伝えます。
【相手に対する配慮の例】
- 開けないとき、文字化けしているときのために対応窓口をメール本文に記載する
- 適切なファイル容量にする（できるだけ2MB以内）
- 受信側が開くことができるファイル形式で送付する
- 「どのようのファイルであるか」伝わるファイル名にする
【ケース別】添付ファイルありのメールを送るときの例文
添付ファイルがあるビジネスメールの例文について、ケースごとにご紹介します。
メールの書き方については、それぞれの企業文化によって様々に展開されるので、下記の例を参考に、自社に最も適した文章となるようにアレンジしてください。
こちらでは
- ファイルを直接送る場合
- zipファイルに圧縮して送る場合
- ファイルのダウンロードURLを送る場合
- パスワードを伝える場合
の4つのケースで使える例文をご紹介します。
例文1:ファイルを直接送る場合
添付ファイルの容量が軽い場合、すぐに送付したい場合はメールにファイルを直接添付して送ることもできます。
直接添付ファイルを送る際のポイントは「ファイルの内容」明記することです。
以下の例文を参考に、添付ファイルを送付しましょう。
| –件名– 【資料添付】■■様へのお見積もりの件 –本文– 株式会社●●御中 ▲▲様 いつも大変お世話になっております。 ご依頼をいただいておりました、■■社様向けのお見積もりが完成いたしました。 こちらのメールにpdf形式で添付いたしましたので、ご確認お願いいたします。 大変恐れ入りますが、お見積もりには期限がございますので、●年●月●日までに一度ご確認くださいませ。 添付ファイル：■■社様お見積もり.pdf ※弊社では、ウイルスチェックサービスによる添付ファイルのウイルスチェックを行っております。 修正やご不明点などございましたら、ご遠慮なく下記のメールアドレス、電話番号までご連絡くださいませ。 何卒宜しくよろしくお願いします。 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – （メールの署名） |
例文2:zipファイルに圧縮して送る場合
ファイル容量が大きい場合、複数のファイルを送る場合はzipファイルにまとめて送付することもできます。
ファイルをzipファイル形式で送る場合は、ファイルの内容をメールに明記しておくことがポイントです。
また、zipファイルにパスワードをかける場合、別のメールやチャットツールなどで別途パスワードを送付してください。
| –件名– 【資料添付】■■様へのお見積もりの件 –本文– 株式会社●●御中 ▲▲様 いつも大変お世話になっております。 ご依頼をいただいておりました■■社様向けの4パターンのお見積もりの件につきまして、当該資料を添付のzipファイルにて送付いたします。 お手数をおかけいたしますが、ファイルをご解凍の上、内容をご確認くださいませ。 【添付ファイル内容】 ●●社様へのお見積もり（pdfファイル）…4件 お見積もりの根拠をお伝えするExcelファイル…1件 ※合計5つのファイルがございます。 ※ファイルはzip形式で圧縮しております。 ※ファイルにはパスワードがかかっております。 パスワードはチャットツール●●にてご連絡いたします。 ご不明点がございましたら、ご遠慮なく下記までご連絡ください。 弊社窓口：03-●●●●-●●●● 営業直通スマートフォン：080-●●●●-●●●● （受付時間 9:00～17:30まで） メールでのお問い合わせ：こちらのメールにご返信ください お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – （メールの署名） |
例文3:ファイルのダウンロードURLを送る場合
大容量のファイルや安全に添付ファイルを送りたい場合は、信頼できるファイルのアップロードサービスにファイルをアップします。
先方には、添付ファイルの内容と、ファイルのダウンロードURLをメールで伝えましょう。
ファイルのダウンロードURLを送る場合には、ダウンロード期限とダウンロードサイトの名称も忘れずに伝えることがポイントです。
| –件名– 【資料添付】■■様へのお見積もりの件 –本文– 株式会社●●御中 ▲▲様 いつも大変お世話になっております。 ご依頼をいただいておりましたお見積もりの件につきまして、当該資料を下記のダウンロードURLにてご案内いたします。 URL：https://xxxxxxx.xxx/xxxxxx 送付内容：●●社様へのお見積もりの件(1ファイル) お見積書のファイルはpdf形式でご用意いたしました。 ファイルが開けない場合はご一報ください。 なお、ダウンロードには有効期間がございますのでご注意くださいませ。 有効期限:20xx年xx月xx日まで ※弊社では、ウイルスチェックサービスによる添付ファイルのウイルスチェックを行っております。 お手数をお掛けいたしますが、内容をご確認いただけますようお願いいたします。 お見積もり内容にご不明点がございましたら、ご遠慮なく下記連絡先までご連絡ください。 何卒宜しくよろしくお願いします。 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – （メールの署名） |
例文4:パスワードを伝える場合
パスワードを伝える際は、簡潔でわかりやすい文面で伝えます。
メールで送る場合、チャットツールで送る場合があるかと思いますが、どちらのケースでも使っていただける例文です。
| –件名– 先ほど送付いたしました添付ファイルの件について –本文– 株式会社●●御中 ▲▲様 いつも大変お世話になっております。 ●●株式会社の■■でございます。 先ほど送付いたしました添付ファイルのパスワードをご連絡いたしますので、パスワードを入力の上、添付ファイルをご覧ください。 パスワード：●●●●●● （半角英数でご入力ください） なお、ファイルが開けない場合は、お手数ですが■■までご連絡ください。 お忙しい中恐縮ですが、ご対応お願いいたします。 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – （メールの署名） |
ファイル転送サービスの選び方
PPAPの代わりに使えるサービスとして、ファイル転送サービスがあります。
容量が大きい添付ファイルを送付する際に、ファイルをサーバにアップロードして送るサービスです。
ファイル転送サービスには、手軽に使える無料の転送サービスもありますが、有料のサービスもあります。
データ送付におけるトラブル防止のために利用するなら、有料サービスがおすすめです。有料のファイル転送サービスでは、誤送信や情報漏えいの防止、ウイルス感染対策が行えます。
データ紛失やデータ漏えいでトラブルが起きる前に、あらかじめ「どこのサービスを利用するのか」社内で運用ルールを決めておきましょう。
企業にとって、最適なファイル転送サービスの選び方を簡単にご紹介します。
価格やデータ容量
- 価格設定・課金形態が自社に最適か
- 十分なデータ容量が確保されているか
セキュリティ
- ウイルスチェックが行われるか
- 通信の暗号化ができるか
利便性
- 誤って添付ファイルを送ってしまった場合に削除できるか
- さまざまな端末からの利用ができるか
サポート体制
- 災害時やトラブル時のサポート体制が整っているか
添付ファイルの送受信には「Mail File Link」の利用が便利
「株式会社サイバーウェイブジャパン」（CWJ）のゲートウェイ型添付ファイルリンクサービス「Mail File Link」（メールファイルリンク）は次のような特徴を有しております。
添付ファイルの送受信を安全に行いたい企業の方に、おすすめのファイル転送サービスです。
誤送信による添付ファイル漏洩の防止
添付ファイルリンクサービスでは、メール送信後に添付ファイルを削除することができます。万一誤った宛先に送信した場合でも、添付ファイルの漏洩を防ぐことができます。
堅牢なセキュリティ対策を実現
ダウンロードする添付ファイルは、CWJ社管理のASFiterサーバでウイルスチェック、通信・ファイルの暗号化など、セキュリティ対策が実施されるため、不正なファイルを送受信しません。
参照：「Mail File Link」（メールファイルリンク）公式サイト
最低利用3ヶ月、30アカウントから申し込み可能です。中小企業の方も利用する社員数が多い方も、一度お問い合わせください。
詳しい機能の説明はもちろん、お見積もりをご依頼いただけました際には貴社に合う料金やサービスを詳しくご提案させていただきます。
お問い合わせはこちら
ビジネスで添付ファイルを送るときは気遣いがポイント
添付ファイル付きのメールは、ウイルス感染や情報漏えいの恐れがあり、安全性に配慮して送らなければなりません。
ウイルス感染防止や誤送信防止は、取引相手に対する気遣いでもあります。
添付ファイルを送る際は、送信先の相手に、メールに添付ファイルがあることや、その内容、データ形式などをしっかりと、明確に伝えることが大切です。
ファイル転送サービスを利用する際は、できれば有料で、セキュリティ体制やサポート体制が整っているサービスを利用しましょう。
この記事が、安全な添付ファイル送付の一助になりましたら幸いです。
この記事のポイント
-
1:添付ファイルの準備と送り方は？
ビジネスメールにおいて添付ファイルを準備し、正しく送信する方法としては、下記のようにポイントが整理できます。
- 添付ファイルが概ね2MB以下の適切な容量であること
- 大容量ファイルを送信する際には、事前にその内容を送信相手に相談
- ファイルサイズはできるだけ軽くする
- ファイルアップロードをして転送できるサービスを使う
- パスワード付き添付ファイルを送信する際には一定の注意を払うこと
詳しくは「添付ファイルの容量と送り方」で解説しています。
ファイルのウイルスチェックもでき、誤送信対策もできるファイルリンクサービスをお探しの方は「Mail File Link」をご利用ください。 -
2:添付ファイルを送信時のビジネスメールの書き方は？
ビジネスメールで添付ファイルを送信する際に、メールに書くべき内容はこちらです。
- 件名に添付ファイルがあることを記載する
- 本文で添付ファイルの内容を明確に伝える
- 問い合わせ先を明記するなど、相手への気遣いを怠らないこと
詳しくは「【基本】メールで添付ファイルを送る際に書くこと」をご覧ください。
インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
クラウドメールやデータ運用に関する弊社の知識を生かし、皆様のお役に立つ情報を発信しております。
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サイバーウェイブジャパンは、全国のお客様に対応しております。
