スマートフォンを購入した際に、キャリアのメールを使う方も多くいますが、無料のWEBメールを使う方も増え、WEBメール（クラウドメール）が身近な存在になりました。プライベートにおいて、新しいメールアドレスを取得したいと考えたときに、WEBメールを検討される方も多いのではないでしょうか。

WEBメールはメリットもあればデメリットもありますが、使用方法を間違えなければプライベートだけではなく、業務でも使える便利なメールシステムとして活用できます。

今回は、WEBメール（クラウドメール）のメリットとデメリットをわかりやすくご紹介しますので、参考になさってください。

WEBメールは企業でも使えるメール

WEBメールはアクセスや無料サービスもあることから「プライベート用のメール」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、運用のメリットが多くあるため、企業でも導入されているメールです。

有料サービスのWEBメールでは、情報漏洩対策や迷惑メール防止対策に対応しており、セキュリティやメールの保存容量の面でも、従来のメール形式に引けを取りません。

リモートワークや外回りでもアクセスしやすいメリットもあり、さまざまな業界でWEBメールを導入する企業は増加しています。

脱PPAP対策や、メールの保存容量などで悩み、メールシステムの変更を検討している場合は、WEBメールの導入も選択肢の一つになります。

WEBメールの7つのメリット

WEBメールは、WEB上でやり取りするメールのことで、特定のソフトやアプリをダウンロードすることなくWEBブラウザで使用することができます。

WEBメールの主なメリットは以下の通りです。

1. PCやスマートフォンから簡単にアクセスできる
2. 端末が壊れてもメールが消えない
3. 端末紛失時の情報漏洩防止に役立つ
4. 多くのメールを保存できる
5. セキュリティ対策を任せられる
6. 運用コストを抑えられる
7. 災害対策ができる

1.PCやスマートフォンから簡単にアクセスできる

WEBメールは、インターネットにつなげる端末があれば、どこからでも簡単にアクセスできることがメリットです。通勤時のやり取りはもちろん、外回りや出張などの外出時にもメールを確認することができます。
勤務形態を問わず手軽に情報を共有することで、業務をスムーズに進められます。

2.端末が壊れてもメールが消えない

WEBメールのデータはクラウド上に保存されているため、スマートフォンやPCが破損した場合も、メールのデータには影響がありません。端末をつぶしてしまったり、水没させてしまったりしても安心です。

3.端末の紛失時の情報漏洩防止に役立つ

業務用のPCやスマートフォンには企業の機密情報が詰まっており、その情報の一つがメールです。WEBメールなら、端末にデータを保存せずに利用できるため、端末を紛失してもメールの中身にはアクセスされません。
万が一、端末を紛失したとしても、メールからの情報漏洩を防げることがWEBメールのメリットです。

ただし、ログイン情報を端末に記憶されている場合はメールにアクセスすることができるため、パスワードは都度入力するようにルール作りをしておきましょう。

4.多くのメールを保存できる

WEBメールは保存容量が大きく、多くのメールを保存できることがメリットです。

WEBメールには無料のシステムと有料のシステムがありますが、有料のWEBメールシステムではメールの保存容量を選べます。あとから容量を増やすこともできるため、柔軟に対応できるメールです。

業務メールを一元管理できることもメリットであり、数年後に過去のメールを検索する場合もスムーズに見つけ出すことができます。

5.セキュリティ対策を任せられる

WEBメールは既存のシステムを利用するため、運営会社に基本のセキュリティ対策を任せられることがメリットです。

業務用のWEBメールをお探しの場合は、迷惑メールの隔離やウイルスチェック、添付ファイルのスキャン機能などが利用できるWEBメールを選ぶと業務を効率化することができます。
メールを媒介するコンピュータウイルスは常に最新のものが出現していますが、プロに任せておけば迅速な対処をとれるため安心です。

利用する場所や端末を選ばないことがメリットの「クラウドメール」や従来通りの「電子メール」などを受信、送信する際には、以下の経路で受信します。

6.運用コストを抑えられる

WEBメールは外部サーバを利用するシステムです。そのため、自社でサーバを管理する必要がないため、運用コストを抑えられる金銭的なメリットも生じます。

自社サーバを管理するとなると、専用のスペースを用意し、冷暖房完備、サーバを管理するスタッフも必要です。場所にかかるコスト、光熱費、人件費を節約できます。

7.災害対策ができる

WEBメールは災害時の備えとしても有効です。地域が壊滅的な被害を受けても、取引先の連絡先ややりとりは外部サーバに残っているため、データだけは守ることができます。

また、データを保存するサーバがどこの地域にあるのか確認することで、より災害時に備えることができます。
関東の企業なら、関西や中部地方などのサーバを選び、同時に被害に遭う可能性が低い場所でデータを保管すると安心です。

WEBメール利用のデメリット

一見、問題点がないように思うWEBメールですが、デメリットもあります。WEBメール導入を検討される場合は、デメリットを正しくした上で選択することが重要です。

WEBメール利用のデメリットは以下の通りです。

1. インターネット環境がないところでは一切利用できない
2. メールの保存期限や容量に限りがある
3. セキュリティ対策や教育が必要

1.インターネット環境がないところでは一切利用できない

WEBメールは、インターネット環境がないところでは受信したメールの閲覧も、返信のための下書きをすることも、メールを整理することも、メールに対する一切の操作ができません。

インターネット接続を確立できない外回りの従業員には、携帯できるWi-Fiや容量無制限でデザリングができるスマートフォンを支給しましょう。

2.メールの保存期限や容量に限りがある

WEBメールには、メールの保存期限や容量に限りがあり、過去のメールから自動的に消えてしまうというデメリットがあります。

業務で使用するWEBメールの場合は、保存期限や容量にとらわれない有料のWEBメールを使用しましょう。あとから契約容量を増やすことができるタイプにしておくと、システムを変更せずに長く使うことができて便利です。

3.セキュリティ対策や教育が必要

WEBメールを使用する際は、常にインターネットに接続している状態で行います。コンピュータウイルス（マルウェア）への感染機会が増え、メールを盗聴されることもあります。使い方によっては、自社や顧客に深刻な損害を与えることもあるため注意が必要です。

このデメリットに対策するために、セキュリティ対策が十分行われているWEBメールを契約することはもちろん、社員へのセキュリティ教育も行わなければなりません。

例えば、次のことを定期的に教育します。

• セキュリティが確立されていないフリーWi-Fiは使用しない
• ログインIDやパスを漏洩させない
• スパムメールにおける流行の手口の共有
• 添付ファイル送受信の注意点
• 怪しいメールを受信した時や端末紛失時の対処法　など

メールやIT機器に対する基本的なセキュリティ対策に加え、インターネット回線の利用に対する危機管理も行います。

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企業がWEBメールを導入する際は、メリットとデメリットがあることを把握し、セキュリティ対策やメールの保存容量、月額コストなどを重点にお選びいただくことをおすすめします。

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この記事のポイント

• WEBメールは企業でも使えるものか？

  WEBメールは無料サービスもあり、手軽なメールのイメージもありますが、企業が業務に活用することも可能なメールです。メリットとデメリットを正しく理解して、業務にご活用ください。セキュリティと容量を考慮したい場合は、有料のメールサービスをおすすめします。

  詳しくは「WEBメールは企業でも使えるメール」をご覧ください。

• WEBメールを利用するメリットは？

  WEBメールを利用するメリットは次の通りです。

  1. PCやスマートフォンから簡単にアクセスできる
  2. 端末が壊れてもメールが消えない
  3. 端末紛失時の情報漏洩防止に役立つ
  4. 多くのメールを保存できる
  5. セキュリティ対策を任せられる
  6. 運用コストを抑えられる
  7. 災害対策ができる

  詳しくは「「WEBメール利用の7つのメリット」をご覧ください。

• WEBメールのデメリットは？

  WEBメールを利用するデメリットは次の通りです。

  1. インターネット環境がないところでは一切利用できない
  2. メールの保存期限や容量に限りがある
  3. セキュリティ対策や教育が必要

  詳しくは「「WEBメール利用のデメリット」をご覧ください。

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