「desknet’s NEO」は国産のグループウェアであり、業務に役立つクラウドサービスです。全部で25の機能を備えており、前編ではスケジュール管理やウェブ会議機能など12の機能をご紹介しました。
今回は、前編でご紹介できなかった「回覧・レポート」機能やミーティングの「議事録」機能など、「desknet’s NEO」に備わっている便利な13の機能についてご紹介します。
また、巻末にはスマートフォン対応機能をわかりやすくまとめていますので、サービス導入の参考になさってください。

クラウドサービス導入のご相談は
無料ワークショップでご相談を

【機能紹介】「desknet’s NEO」でできること・後編

「desknet’s NEO」は、全部で25の便利なアプリを備えており、前編でご紹介したスケジュール管理やウェブメール以外にも業務に役立つ機能を活用できます。

後編では、チームで共有できる回覧板や議事録、アンケート機能やアドレス帳、タイムカードなど連絡や勤怠など情報共有をスムーズにする機能を中心にご紹介します。

回覧・レポート

「desknet’s NEO」の「回覧・レポート」機能は社内における情報共有に便利な情報伝達ツールです。インターネット掲示板のような形式で、専用の入力フォームがあるため誰でも簡単にお知らせを作成できます。

情報共有において社内メールを一斉送信していた場合は、掲示板に情報を集約することで、メール送付によるデータ容量を削減するメリットがあります。

また、誰が情報を閲覧したか調査できるため、情報共有漏れが気になる方にもおすすめです。

議事録

先にご紹介した「回覧・レポート」とも連携できる「議事録」機能では、以下の内容を共有できます。

• 会議の目的や議題
• 実際に議論した内容
• 閲覧権限の設定
• ラベル付け
• ファイルの添付
• 議事録の検索
• 回覧・レポート機能と連携して情報共有

「desknet’s NEO」の「議事録」は、議事録ごとにさまざまな設定を行うことができます。一カ所に議事録を集約することで、あとから情報を検索する際もスムーズに調べられるため、業務の効率化につながります。

伝言・所在

「伝言・所在」機能は、行動予定を確認するために使用します。
一覧表で各社員の離席や外出情報を把握できるため、外部からの電話問い合わせの対応に便利な機能です。

問い合わせがあった場合、アプリから離席中や外出中の社員に連絡できるため、対象社員に電話連絡をしたり、メモを作ったりする手間から解放されます。

安否確認

「desknet’s NEO」では、緊急時に社員の安否確認を行うことができます。いざというときは、一斉メールの送信して安否確認を行いましょう。
いつも使っているアプリのため、不安な時でも迷うことなく使えることが特徴です。

また、事前に「desknet’s NEO」を使って、防災訓練を行うこともできます。
災害時も事業を継続できるように、あらかじめリスクマネジメントする「BCP対策」の一つとしてご利用ください。

来訪者管理

来訪者管理は、スケジュール機能と連動して使用する機能です。来客の管理と受付時に必要な情報を共有することができます。

来訪管理の画面では以下のことを入力できます。

• いつどこの会社のお客様が何名いらっしゃるのか
• 来訪があったら誰に伝えればいいのか「受付時の連絡先」
• どこにご案内すればいいのか「応対場所」
• 利用する設備や会議室の名称
• 対応の際に気を付けること　など

また、来訪者の検索も可能です。後日、先日のミーティングにはどなたがいらっしゃったのか調べたいときも「来訪者管理」アプリを活用できます。

電子会議室

電子会議室は、社内で利用できる掲示板システムです。
会議室を開く＝トピックを書き込むこととなり、関連する書き込みを一つのツリーにまとめられます。また、アクセスログもとれるため、誰が電子会議室を閲覧するか調べることもできるため、情報漏洩防止に役立つこともメリットです。

電子会議室でできることは以下の通りです。

• 後からトピックを再編集できる
• 添付ファイルがアップロードできる
• トピックごとにアクセス権限を設定できる
• トピックごとに管理者を決めることができる
• 設定により匿名投稿で意見を集めることができる
• 設定により古い書き込みを自動で削除することもできる
• 設定により新規書き込みを停止することもできる
• 会議室ごとにアクセスログを取得できる

キャビネット

「desknet’s NEO」のキャビネットアプリは、自分用（個人用）のデータ保管場所です。保管フォルダごとに権限を設定できるため、チームへの情報共有もスムーズになります。

【保存できるデータ】

• 回覧板
• メール
• つぶやき
• アップロードした文書や画像

アンケート

「desknet’s NEO」のアンケート機能は、一度作ったアンケートの書式を保存できるため「忘年会のお知らせ」や「ストレスチェックの受診」など毎年定期的に行うアンケートをスムーズに実施できます。
また、アンケートの管理画面で、ステータスごとにデータを見ることができるため、回答済みのアンケートの確認や未回答者の確認や未送信アンケートの管理に便利です。

「アンケート」でできることの一例はこちらです。

• 一度作ったアンケート書式を保存できる
• 下書きや未送信など、アンケート作成の進捗に合わせて管理できる
• 未回答を簡単にピックアップできる
• 解答をCSVファイルでダウンロードすることができる　など

タイムカード

勤怠管理のための「タイムカード機能」は、一人一人社員ごとに勤務時間や休憩時間などの「勤務形態」を細かく設定できます。
打刻された時間は、勤務報告書として印刷可能で、就業実績はCSVファイルでダウンロードできます。社内全体の出勤状況も一覧で確認できて便利です。

アドレス帳

「desknet’s NEO」のアドレス帳は、以下の2種類が用意されています。

1. 個人アドレス帳
2. 共有アドレス帳

利用者個人が管理する「個人アドレス帳」は、自分自身で管理できるアドレス帳で、よく連絡使う連絡先を入れておくと便利です。

社内全体で共有する「共有アドレス帳」は、基本的には管理者以外編集することができません。編集が必要な時は、管理者に申請して利用権限を付与してもらいます。顧客の連絡先の管理に役立ちます。

利用者名簿

利用者名簿は「desknet’s NEO」を利用している、ユーザー（社員）の管理ができる機能です。名簿では次のことを確認できます。

• 社員名簿
• 各社員の内線番号
• ウェブメールの宛先設定

利用者名簿では社員の連絡先の検索ができるため、緊急の連絡もスムーズに行えます。
また、電話を取り次ぐ際に、各社員の内線番号も簡単に調べることができることがメリットです。

備品管理

「desknet’s NEO」では、コピー用紙や付箋、ボールペンなどの備品の管理を行うこともできます。備品ごとに在庫数や管理組織を設定し、「誰が、いつ、いくつ持っていったのか」を一覧表で管理できます。

また、在庫不足が発生したら、自動的にメール通知が来ますので、在庫が切れる前に備品の発注が可能です。

仮払精算

「desknet’s NEO」の仮払い清算は、出張費や臨時の交通費、物品購入など、社員がお金を立て替えた経費を精算する機能です。
精算書では、請求費用の支払いに関する各ステータスを確認できるため、処理漏れの防止に役立ちます。

精算書を制作したら、CSVファイルとしてダウンロード可能です。
精算処理の効率アップを課題としている場合は、ぜひお試しください。

「desknet’s NEO」で業務を効率化しませんか？

情報共有や経費精算など、業務の効率化に役立つ「desknet’s NEO」の導入をご検討の方は、株式会社サイバーウェイブジャパンにご相談ください。30日間無料でお試しいただけるサービスもご用意しております。

CWJクラウドサービス「desknet’s NEO」について

• AppSuite、ウェブ会議に対応【New】
• マネージドセキュリティサービスにより、お客様社内ネットワークに接続可能
• セキュリティ対策、データバックアップ標準装備の安全・安心のクラウドサービス
• ライセンス利用料込み、1IDにつき業界最大容量10GBのDISK容量付き
• 月額1,800円（5ユーザID、50GBのDISK容量付）からご利用いただけます

弊社では、最低5アカウント（1ユーザー月額396円）から、初期費用無料でお申込みいただけますので、気軽にご相談ください。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、数々のクラウドサービスを提供しています。専門のコンサルタントがご相談を承る「無料ワークショップ」も開催中です。

お問い合わせはこちら

クラウドサービス導入にお困りの方へ

この記事のポイント

• 「desknet’s NEO」とは？

  「desknet’s NEO」とは、業務効率化に役立つ25のアプリケーションを備えた、クラウドを利用したグループウェアです。クラウドメールやウェブ会議機能、お知らせやファイルの社内共有やタスク管理などを行えます。 また、貴社の業務にあうアプリを、プログラミングの知識なしで作れる機能も搭載しているため、業務の効率化に役立ちます。

  詳しくは「【機能紹介】「desknet’s NEO」でできること・後編」をご覧ください。

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）では、「desknet’s NEO」をはじめとした、各種クラウドサービスをご提供しています。

無料ワークショップで、「どのようなクラウドサービスを導入したらいいのか」という、お客様の疑問にもお答えしていますので、気軽にご相談ください。

お問い合わせはこちら