AIによる文章や画像生成を無料で体験できるサイトが増加傾向にありますが、メール本文の作成にAIを取り入れることで、業務を効率化してみたいと思いませんか？

今回は、クラウドサービスを提供する株式会社サイバーウェイブジャパンが、AIにビジネス文書にふさわしいメール本文を制作させるための指示の例と、注意点についてわかりやすくご紹介します。

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AIによるメール本文の制作方法

OpenAIがリリースした「ChatGPT」や、Googleがリリースした「Gemini」など、さまざまなAIがありますが、どのAIを使っても、メール本文を書かせる指示が必要になります。
AIでメールのテンプレートになるような文章を作成し、自分で整えて送る方法がおすすめです。

STEP1.どのような立場でメールを作成するのか伝える

AIに指示するときは、AIにキャラクター付けすることがポイントです。
自分の業務を効率化したい場合、自分がおかれた立場や所属部署の名称などをAIに教えます。

例文1)
あなたは〇〇社の営業部に所属する会社員です。

例文2)
あなたは〇〇社のマーケティング部に所属する会社員です。

STEP2.メール本文の内容について指示する

AIに立ち位置を指示したら、メール本文について具体的に指示を行います。商品名やメール本文に含めたい名称があれば、指示に入れてください。

メールのテンプレートを作成したい場合は、あとで適切な文章に書き換えられるように商品名や含めたい名称を「〇〇」などとしておくと、メールの誤送信を防ぎやすくなります。

例文1)
弊社から取引先へ、先日の〇〇に関するお取引のお礼のメールを送るための文章を作成してください。

例文2)
〇〇社から顧客の皆様へ、新規キャンペーンについてお知らせするメルマガを作成してください。キャンペーンの名称は、弊社サイトの「〇〇マーケット」で商品を購入した場合に、獲得ポイントが5倍になるキャンペーンです。
期間は□年〇月〇日から月末までの一か月間。

STEP3.文章の雰囲気と文字数を指定する

どのようなメールの作成してほしいのか、文章の雰囲気や言葉遣いを指定します。

例文1)
敬語を使い、時候のあいさつから始め、今後もお付き合いいただけるような文章を考えてください。文字数は300文字以内です。

例文2)
丁寧でありながら、適度にフレンドリーで、購買意欲をかき立てる文章を考案してください。700文字以内。

STEP4.できた文章を修正する

AIにメール本文を作成させたら、できた文章を確認・修正しましょう。AIの回答に納得がいかない場合は、AIに修正の指示を出します。

また、AIは一見問題ないような文章を生成してきますが、よく読むとふさわしくない文章が出てくることもあります。メールにおけるトラブルを避けるために、最後は自分の目で確認して、AIが作った文章を適切な形に修正することが大切です。

メール本文を整えたら、メールを送信しましょう。

AIで生成した文章の例

AIでメールの本文を作る際の注意点

• 会社名や担当者名に間違いがないか確認する
• 冒頭のあいさつが送信する相手にとってふさわしいかチェックする
• メールのやりとりの雰囲気に合わせてブラッシュアップする
• 読みやすくなるように改行を入れる　など

日本語にはさまざまな表現があり、時代によって適切とされる言葉も変化していきます。送る相手の好みに合わせることも大切ですので、AIで作成した文章を参考にしながら、失礼のないよい文章を作りましょう。

また、AIが学習しているデータは、最新のものとは限りません。使用するAIの学習状況について情報をよく確認してAIライティングを使いこなしましょう。

おすすめの使い方とメリット

• 使用するAIは有料のAIがおすすめ
• メールの下書きを作らせる程度に留める
• 新しいアイデアをもらう

AIの技術は向上していますが、日本語の生成は難しく、現在の技術では人が書くメールのように、細やかな心配りはできません。まだ完璧な状態とは言えないと考えます。

しかし、使い方によって得られるメリットもありますので、賢く付き合っていきましょう。

メールを書きなれている方にとってのメリット

メールの文章を書きなれている方も、文章のクセがあり、よく使う言葉となかなか使わない言葉が出てきます。AIにメールを作らせることで、自分が使わない言葉や書き方を発見することで、文章の幅を広げられることがメリットです。

メールが苦手な方のメリット

ビジネスメールを書きなれていない方も、AIを使うことで「よくあるパターンのメールの形式」がわかります。出力した文章をブラッシュアップすることで、文章を書くのが苦手な方もスムーズに業務を進められることがメリットです。

最新技術を賢く取り入れて業務を効率化

近年、業務をこなすために、パソコンやインターネットは欠かせないツールになってきました。時代が変われば、業務の進め方も変わります。
AIやクラウドサービスなど、便利なツールを取り入れて業務を効率化していきましょう。

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）では、使いやすいWEBメールや大容量のクラウドストレージのご提案など、さまざまなサービスを取り扱っています。
現在業務で抱えている課題がございましたら、お気軽にお問い合わせください。無料でワークショップも行っています。

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この記事のポイント

• AIでメール本文の本文を制作する方法は？

  • STEP1.どのような立場でメールを作成するのか伝える
  • STEP2.メール本文の内容について指示する
  • STEP3.文章の雰囲気と文字数を指定する
  • STEP4.できた文章を修正する

  詳しくは「AIによるメール本文の制作方法」をご覧ください。

• AIでメールの本文を作った時の注意点は？

  • 会社名や担当者名に間違いがないか確認する
  • 冒頭のあいさつが送信する相手にとってふさわしいかチェックする
  • 最近のメールの雰囲気に合わせてブラッシュアップする
  • 読みやすくなるように改行を入れる　など

  詳しくは「AIでメールの本文を作る際の注意点」をご覧ください。

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