初めてメールを送る相手に、粗相がないようにするために、試験的に送るメールを「テストメール」といいます。

メールを送る際に気をつけなければならないことは「メールの宛先」「メールのタイトル」「相手にとって失礼がない文章」など、細かい注意点がありますが、見落としがあるかもしれません。

今回は、メールの誤送信を含「メール送信の失敗」を防ぐために、テストメールで使える文例や、テストメールの注意点などをご紹介します。

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テストメールを送るケース

テストメールは、メールの誤送信やメール配信ミスを防ぐためのメールです。テストメールを送るケースはさまざまですが、ビジネス関連では以下のような事態が想定されます。

社外向け

• 取引先から伺ったメールアドレスが正しいか確認するためのテストメール
• 新規会員様に向けてアドレスの確認を兼ねて最初に配信するメール
• メールマガジンや会員登録時

取引先に送るメール

取引先からメールアドレスを口頭や名刺などで教えていただいた場合、挨拶も兼ねてメールアドレスに間違いがないか一旦メールを送ることがあります。取引先からメールでご連絡板だいたい場合は「返信」すれば届きますので、テストの必要はありません。

顧客に送るメール

また「会員登録」を事業で行っている場合は、お客様のメールアドレスが正しいか、きちんと受信できるか確認していただくために、テストメールを送ることがあります。

会員様向けメールでは「迷惑メール設定」によって届かないこともありますので、ご登録の際に使用するメールアドレスのドメインを許可してもらいましょう。

また、メールマガジンでABテストを行うことも「テストメール」に含まれますが、今回の解説からは除外します。

社内向け

• 災害時に社内に配信する一斉送信メール
• 社内の共有事項を特定の新規グループに配信するメール

社内向けにテストメールを送るケースでは、災害時に発信する安否確認のメールや、新規に作成したグループに送るテストメールがあります。
社内向けなので、文章を間違ってしまってもあまり問題はありませんが、ダミーで掲載するURLや電話番号は、実際につながらないように工夫する必要があります。

社外向け：新規取引先へのテストメールを兼ねた初回メールの文例

取引先へのテストメール（初回メール）のポイント

• 返信をお願いすること
• 開封通知を設定すること

社内向け：災害時安否確認のテストメールの文例

社内へのテストメールのポイント

• 何についてのテストメールか目的を明確にする
• 開封通知を設定する
• 具体的な指示を書く

顧客向け：メールアドレス認証のテストメールの文例

顧客へのテストメールのポイント

• 件名でメールの内容を明確に伝える
• 自動送信の場合は、自動送信である旨を記載する
• 間違えてメールが届いた場合の対処法を記載する
• 発信側の連絡先を明記する

メールを送る際の基本的な注意点

テストメールを送る際以外にも気をつけたい「メールの注意点」は以下の通りです。

• 送信先アドレスを確認する
• ToやCC、BCCを正しく選択する
• メールの内容がわかる件名を入力する
• 宛名と宛先が同じであることを確認する
• 失礼のない文面を心がける
• 発信者の署名を記載する

社外に向けたテストメールは「初回メール」であるケースが多く、顧客との関係性を築くために失敗しないように気をつけましょう。
使用しているメールシステムに、一定時間内の送信キャンセル機能や送信前確認機能がある場合は、あらかじめ設定されることをおすすめします。

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この記事のポイント

• ビジネスにおいてテストメールを送るケースは？

  テストメールを送るケースは、社外向けと社内向けで、以下のケースが想定されます。

  • 取引先から伺ったメールアドレスが正しいか確認するためのテストメール
  • 新規会員様に向けてアドレスの確認を兼ねて最初に配信するメール
  • メールマガジンや会員登録時
  • 災害時に社内に配信する一斉送信メール
  • 社内の共有事項を特定の新規グループに配信するメール

  詳しくは「テストメールを送るケース」をご覧ください。

• 社外向けテストメールの文例は？

  新規取引先への初回メールの文例をご用意しています。
  詳しくは「社外向け：新規取引先へのテストメールを兼ねた初回メールの文例」をご覧ください。

  また、社内向け「安否確認のテストメール」の文例や、顧客向け「メールアドレス認証の際のメール」の文例をご用意しています。

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この記事の編集者

CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
クラウドメールやデータ運用に関する弊社の知識を生かし、皆様のお役に立つ情報を発信しております。

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