メールのアーカイブ機能はよく機能を知らない方にとって、「保存したメールがどこかに行ってしまった」「探せない」などかえって邪魔になっているかもしれません。

しかし、アーカイブの機能はメール処理の効率化や保存の面でメリットも多いシステムです。特に、業務で頻繁にメールを利用されている方は、この機会にアーカイブ機能について理解を深めてみませんか？

今回は、メールの「アーカイブ機能」の基本的な使い方や、おすすめの使い方などをわかりやすく解説します。
一般向けのアーカイブの使い方と、コンプライアンス管理のためのアーカイブの使い方についてそれぞれご紹介していますので、参考になさってください。

メールのアーカイブ機能の「言葉の意味」や利用のメリットなど詳しい機能の解説については、こちらの記事をご覧ください。

クラウドサービス導入のご相談は
無料ワークショップでご相談を

メールのアーカイブ機能の基本的な使い方

メールをアーカイブするということは、メールを受信箱から別の場所に移動させることです。移動させたメールは、受信箱の一覧からは消えますがデータが消えたわけではありません。

一度アーカイブしたメールを受信箱に戻すことも可能です。
この特徴を生かし、メールの整理や監査において利用していきます。

メールの整理

アーカイブ機能は、主にメールの整理に使います。
長期保存したいメールは、メールの内容を確認してから、受信箱からアーカイブへ移して整理します。後日メールを探すときにも便利です。

また、メールの受信箱がスッキリしていたほうが、重要なメールの見落としも少なくなり、業務の効率化も図れます。

使い方の例1：対応が完了したメールをアーカイブする

受信箱には、未読のメールやこれから対応が必要なメールだけを残すようにすると、業務がスムーズに行えます。
対応が完了したメールは、アーカイブする癖をつけておきましょう。

使い方の例2:あとから見返したいメールをアーカイブする

あとから見返す可能性があるメールや、保存したいメールをアーカイブに移しておくことをおすすめします。
受信箱で、一括消去するメールの選択が楽になるからです。
複数メールを選択して消去する際、誤って大切なメールを消さずに済みます。

使い方の例3:コンプライアンス管理

メールは、情報漏洩やパワハラ、セクハラなどの社内のコンプライアンスにも関わりますので監査が必要です。

メールにおけるコンプライアンス違反を管理するためにもアーカイブを使うことができます。この場合、適切な監査ができるよう、メールのデータを別の場所で保存し、必要に応じてメールを検索できるようすることが大切です。
しかし、コンプライアンス管理に使える機能は、通常のメールのアーカイブ機能には備わっていないため、別途サービス導入の検討が必要です。

アーカイブしたメールを受信箱に戻せるのか？

アーカイブしたメールを開き、メールの上部に表示される「受信箱に戻す」処理を選択すると、受信箱に戻せます。

フォルダのアイコンであったり、受信トレイのアイコンだったりとご利用のメールによって表示方法はさまざまですが、アーカイブ機能が使えるメールなら受信箱に戻す方法も備わっています。

Gmailなら、画面上部の受信トレイのアイコンから「受信トレイに移動」で戻せます。

アーカイブしたメールの検索方法

Gmailなら、「すべてのメール」にアーカイブしたメールが残っています。
アーカイブしたメールのタイトルや、本文に含まれている宛名書きや内容を検索窓に入れて検索しましょう。

さらに、アーカイブしたメールだけに絞って表示したい場合は、以下の検索コマンドを入れて条件を絞ります(コピーしてお使いください)。

※コマンドを複数入れる場合は半角スペースで区切る

勘違いしやすいアーカイブの注意点

• アーカイブしてもメールボックスの容量は変わらない
• バックアップ機能ではない

アーカイブへメールを移しても、メールボックスの容量が減るわけではないためご注意ください。メールボックスの容量を減らしたい場合は、ゴミ箱機能を使って、不必要なメールを消去します。

また、メーラーに備わっているのアーカイブはバックアップ機能ではないため、バックアップが必要な場合は別の方法でバックアップをお取りください。

コンプランス管理を目的としたアーカイブ機能

メールのアーカイブは、メールを使ったコンプライアンス違反の対処にも役立ちます。
しかし、メールに元々備わっている「アーカイブ機能」は、日常的に使うメールや社員が気軽に使う機能で、コンプライアンス管理には使えません。

企業向けに、クラウドやサーバーなど、別の場所にメールを補完できるメールアーカイブサービスも展開されています。サービスを導入すると、送受信メールを各々の受信箱とは別に一元管理できます。
コンプライアンス管理まで行いたい方は、別途サービスの導入が必要です。

サイバーウェイブジャパンの「MailArchive」

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、社内や社外向けメールをアーカイブし、クラウド環境で保管する「MailArchive」をというサービスをご用意しています。Microsoft365やGoogleGmailに対応している、使いやすいメールアーカイブサービスです。

社員が受信メールを削除したり、アーカイブ機能を使ったメールを整理したり、メールを操作しても、「MailArchive」にはすべての送受信メールが残っているため、トラブルが起こった際にすべてのメールを検索して確認することが可能です。
その際、専用の管理画面からのアクセスが必要になりますので、権限がある社員だけがメールを閲覧することができます。

メールによる不正行為の管理や、パワハラやセクハラなどのハラスメントなど、コンプライアンス違反の原因究明に役立つサービスです。社員によるメールトラブルでお困りの方や、未然にトラブルを防止したい方はご相談ください。

サイバーウェイブジャパンではメール業務を効率化する方法をご提案しています

メールのアーカイブ機能を使いこなすことによって、メールの整理やコンプライアンス管理などの業務を効率化できます。

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）では、メール業務を効率化するために、さまざまなサービスを展開しています。

「MailArchive(メールアーカイブ)」は、メールの保存や保存したメールの検索でお困りの方、コンプライアンス違反のチェックを簡単に行いたい方におすすめするサービスです。
メールによるコンプライアンス違反の検知機能も備えており、10年間の長期保存も可能です。

その他にも、さまざまな業務効率化のためのクラウドサービスをご提案しておりますので、気軽にお問い合わせください。
貴社の課題を解決する方法を探すための「無料ワークショップ」も開催しています。

お問い合わせはこちら

クラウドサービス導入にお困りの方へ

この記事のポイント

• アーカイブ機能の使い方は？

  メールのアーカイブ機能は、受信箱からメールを移し、メールの整理に使います。

  【使用例】

  • 対応が完了したメールをアーカイブする
  • あとから見返したいメールをアーカイブしておき、後日検索する

  日頃からアーカイブ機能を使って受信箱のメールを整理しておけば、業務の効率化に役立ちます。

  詳しくは「メールのアーカイブ機能の基本的な使い方」をご覧ください。

• アーカイブしたメールを受信箱に戻すには？

  1. アーカイブしたメールを開く
  2. メールの上部などに表示される「受信箱に戻す」処理を選択

  フォルダや受信トレイの形をしたアイコンから、メールに対する処理を選択して受信箱に戻します。

  詳しくは「アーカイブしたメールを受信箱に戻す」をご覧ください。

• アーカイブを使ってコンプランス管理をするには？

  送受信したすべてのメールを、あらかじめ別の場所で保管しておくアーカイブサービスも展開されています。このタイプのアーカイブサービスは、企業のコンプライアンス管理やメールの長期保存に役立ちますが、別途導入が必要です。

コンプライアンス管理や監査に役立つアーカイブ機能をお探しの方は株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）に気軽にご相談ください。

お問い合わせはこちら