社内メールでも、同じ部署の先輩後輩、別の部署に送るなど、さまざまなケースが想定されます。添付ファイルを送付する際、どの部署、どの役職の方にも失礼がないように送りましょう。

前回は、社外向けにテンプレファイルを送るときの例文をご紹介しましたが、今回は、社内向けの例文が欲しい方に向けて、アレンジして使える例文をご用意しました。
新入社員の方だけではなく、メールの文章を見直したい方もぜひご覧ください。

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社内に向けて添付ファイルを送るときの例文

社内に向けて添付ファイルを送る際には、

• 送信先の部署名
• 宛名と役職
• ファイルの概要の説明
• ファイル名

などを明記します。

また、返信が必要な場合は、返信期日と返信先や返信方法も掲載しましょう。

クライアントからの書類を添付ファイルで渡す場合

ポイント

まず、タイトルで添付ファイルがあることを明記します。

次に、宛名を入力しますが、課長や部長などの役職には「様」や「さん」などの敬称は不要です。部署名＋姓と役職名を明記します。

添付ファイルがある場合は、必ずファイル名をコピーして記載します。

添付ファイルの年月日がわかるタイトルが理想的ですが、クライアントから受領したファイルは、データ保存の観点でファイル名を変更せずに送りましょう。

社内資料の送付メールの場合

ポイント

添付資料を送付する際はダウンロード形式にすることで、より安全に資料を届けることができます。社内資料の場合は、社内で使用しているサーバーにアップロードし、そのURLを共有しましょう。
正しい資料を届けられるように、URLだけではなく、ダウンロードしてもらうファイル名も忘れずに記載します。

フリーのファイルアップロードサービスを使用することを避け、あらかじめ社内ルールで決められている場所にファイルをアップロードします。
ファイルのアップロードの際には、アクセス権限を設定しましょう。パスワードなしでも、ある程度ファイルを守ることができます。

見積書の提出

ポイント

他部署から書類制作を依頼された場合は、どこのだれに送るのか、所属部署と名前を明記します。間違えて別の従業員に送ってしまった場合も、メールを受け取った側が気づく可能性があるからです。
この場合でも、情報漏洩を防ぐ脱PPAP対策のためにも、できるだけ社内のアップローダーにファイルをアップロードして送りましょう。

また、添付ファイルの修正が発生する可能性があるため、対応できる連絡日時を明記します。
見積書以外でも、企画提案書や請求書の提出などにも使える文面です。

容量が大きく圧縮ファイルで送る場合

ポイント

印刷用の写真やイラストなど、ファイルの容量が大きい場合や、たくさんの画像を送る場合など、データ量が多い場合は1つのフォルダにまとめて圧縮して送ります。
データは可能な限り、2MB以内に収め、2MBを超えてしまう場合は複数のフォルダにわけて送ります。

また、脱PPAP対策として、メールが盗まれてしまった時のことにも配慮しなければなりません。念のため、パスワードはメールではなく、チャットなど別のツールで共有すると漏洩事故を防ぎやすくなります。

容量が大きいファイルを複数送る場合

ポイント

複数の容量が大きいファイルを送る場合は、フォルダにまとめて圧縮をかけてから、社内ルールで決めてあるサーバーにアップロードし、ダウンロードURLを相手に送ります。
ファイルが全部で何件あるか、ファイル名は何かなど、ダウンロードする側が不安に思わないように情報を共有します。

この場合でも、脱PPAP対策として、ダウンロードパスワードやファイルのパスワードなどはメールではないツールを利用して送りましょう。

【重要】送信ミスがあった場合はすぐに報告を

社内宛てに添付ファイルを送る場合でも、ウイルスの感染や情報漏洩事故が起こる可能性があります。
以下のケースが起こった場合は、社内ルールに従って処理し、速やかに上長に報告しましょう。

• 宛先を間違えて外部に送ってしまった場合
• 添付ファイルからウイルスに感染してしまった場合
• 添付ファイルを第三者に盗まれてしまった場合

添付ファイルを安全に共有する方法が知りたい方はご相談を

社内向けの添付ファイルを送る際は、相手が不快に思わないように配慮することが大切です。宛名の漢字の間違いや、アドレスの間違いなどが起こらないようによく確認して送りましょう。
また、添付ファイルを社内に送ることでも、ウイルス感染や情報漏えいなどの事故が起きる場合もあります。

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）では、メールやその添付ファイルを安全に送るためのシステムをご提供しています。
メールのスキャンや添付ファイルのスキャン、堅牢なセキュリティを備えたオンラインストレージのご提供など、貴社の課題解決に何が必要なのか、専任のコンサルタントがお話をお伺いします。

企業のメールセキュリティにご興味がある方は、気軽にご相談ください。

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この記事のポイント

• 社内に向けて添付ファイルを送るときのポイントは？

  • 役職には「様」や「さん」などの敬称は不要
  • 必ずファイル名をコピーして記載
  • 一度に送るデータは2MB以内が目安
  • 添付資料を送付する際は可能ならダウンロード形式にする
  • 万が一ミスがあった場合はすぐに対処や報告を

  詳しくは「社内に向けて添付ファイルを送るときの例文」をご覧ください。

脱PPAP対策として、添付ファイルの適切な送受信方法をお探しの方は株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）に気軽にご相談ください。

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この記事の編集者

CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
クラウドメールやデータ運用に関する弊社の知識を生かし、皆様のお役に立つ情報を発信しております。

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