個人情報保護法は、企業が保有する個人情報を適切に管理し、個人のプライバシーを保護するために制定された法律です。

この法律は、3年ごとに改正が行われており、次回の改正は2025年を予定しています。改正に伴い、企業は個人データの取扱いやセキュリティ対策に関して、より厳格な対応を求められる可能性があります。

今回は、個人情報保護法と、メールや添付ファイルが持つリスクへの対策をわかりやすくご紹介します。

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2022年までの個人情報保護法について

2022年までの個人情報保護法の改正内容を振り返り、現在の法制度の基盤となる重要なポイントを整理します。

個人情報保護法の目的

個人情報保護法の目的は、個人のプライバシーを守り、企業や団体が取り扱う個人データの適切な管理体制の確保です。消費者や従業員、取引先の個人情報が漏洩したり、不正に使用されたりすることを防ぎます。

過去の改正内容とその影響

過去の改正では、個人情報の定義や事業者の責任が、時代の流れに合わせて強化されています。

特に、2017年の改正では「個人情報の第三者提供」に関する規定が新設され、企業に対して個人データの取り扱いに関する義務が明確化され、本人同意の取得や提供記録の作成義務が追加され、より厳格な管理が求められるようになりました。

例えば、2017年の改正後、多くの企業がWebサイトで個人情報を入力する際に同意チェックボックスを設置し、利用規約を確認した上で送信できる仕組みを導入しました。
また、個人情報の漏洩を防ぐために、メールの暗号化や機密文書の管理体制を強化する動きも広がっています。

メールや添付ファイルが原因で起こる個人情報漏洩について

メールや添付ファイルは、個人情報漏洩の原因の一つであり、誰もが被害者や加害者になりかねないツールです。しかし、業務遂行のために、これらの手段を使わないという選択はできません。

メールや添付ファイルには、次のような個人情報漏洩リスクがあるため、しばらく社内ルールを更新していない場合は、2025年の改正に備えて対策を見直しましょう。

メールによる情報漏洩のリスク

業務上起こりうる可能性がある「メールによる情報漏洩」の例は以下の通りです。

• 送信先を間違える
• 会社の機密をメールに添付して個人のメールアドレスに送信する
• フィッシングメールに騙され会社の金融取引情報を奪われる
• 保護されていない外部のWi-Fiを使用し、通信を傍受される　など

メールには、メールアドレスや取引先の会社名や担当者の氏名、連絡先などさまざまな個人情報が含まれています。また、メールは外部に情報を持ち出す手段としても利用されるため、不適切な運用が行われると個人情報が漏洩します。
うっかりミスによる個人情報漏洩や、悪意がある情報漏洩を防ぐため、適切なメールの運用方法を確立することが重要です。

添付ファイルによるセキュリティリスク

添付ファイルが原因となり、個人情報漏洩が起こりうるセキュリティリスクの例は以下の通りです。

• 顧客名簿の誤送信
• 本人の同意なしでのデータ共有
• プロジェクトの重要機密の漏洩
• マルウェアからのウイルス感染　など

メールを誤送信していない場合でも、添付ファイルに含まれる個人情報（例：顧客の住所、電話番号、メールアドレスなど）を、適切な許可なしに他者に送信することは、個人情報保護法に違反する可能性があります。
添付ファイルを送る際には、機密文書の分類に気をつけて添付しましょう。

個人情報漏洩の原因となるインシデント

企業がどのような状況で個人情報漏洩を引き起こすのか、具体的なインシデントの例を紹介します。これらの事例に心当たりがある方は、早めに対策を講じて、個人情報保護法の改正に備えましょう。

事例1: メール送信先の誤り

従業員が個人情報を含む書類を顧客に送信する際に、送信先を間違えて他の顧客に送信してしまいました。この間違いにより、機密情報が他の顧客に漏洩するという事態が発生しました。
送信先の確認不足が原因です。今後は送信前に、システムによる確認と上長確認をするという対策が取られるようになりました。

事例2: 添付ファイルにウイルス感染

従業員が添付ファイルを受信した際に、ウイルスが仕込まれていたことに気づかずファイルを開いてしまいました。この結果、企業ネットワークがウイルスに感染し、個人情報が漏洩しました。

事例3: 不適切なクラウドストレージ管理

ある企業は、クラウドストレージを利用してデータを共有していましたが、アクセス権の管理が不十分であったため、許可されていない第三者が情報にアクセスできる状態になってしまいました。これにより、顧客の個人情報が外部に流出しました。

個人情報漏洩防止に役立つセキュリティサービス

企業にとって、個人情報の漏洩は一度起こるとその信頼性に大きなダメージを与えるだけでなく、法的な責任も伴います。そのため、従業員や顧客の個人情報を保護するために、様々なセキュリティサービスの導入が求められています。ここでは、個人情報漏洩防止に役立つ主要なセキュリティサービスを紹介します。

1.メールセキュリティサービス

メールセキュリティサービスは、スパムやフィッシングメールを検出し、悪意のある添付ファイルの隔離や、URLを無効化する機能を提供しています。

これらの機能は、従業員による不審なメールの開封や、危険なリンクをクリックする機会を減らし、個人情報漏洩防止に役立ちます。
従業員数が少ない企業も、有料のサービスを導入することをおすすめします。

2. データ暗号化サービス

企業が取り扱う個人情報や機密データを保護するためには、添付ファイルデータの暗号化が不可欠です。データを暗号化して保存・送信できるため、情報漏洩が発生した場合でも、外部から解読されるリスクを大幅に減らせるメリットがあります。

3. マルウェア対策ソフトウェア

マルウェア対策のセキュリティサービスを利用して、ウイルスやマルウェアをリアルタイムで検出・駆除し、企業の情報を守りましょう。サービスを利用することで、社内リソースを割くことなく、最新の脅威に対応することが可能になります。

4. データ損失防止（DLP）サービス

データ損失防止（DLP）サービスは、社内の従業員が機密情報を不適切に扱うことを監視し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

5. セキュリティ教育とトレーニング

社内で教育が難しい場合、セキュリティ教育やトレーニングを外部委託することも可能です。

個人情報漏洩によるリスク対策はご相談を

個人情報保護法が改正されたら、新しい内容に合わせて、企業はより厳しいセキュリティ対策を取ることが求められます。特に、メールや添付ファイルが原因での情報漏洩リスクは高いため、暗号化やウイルススキャン、社員教育など、総合的な対策が必要です。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、メールや添付ファイルの内容をあらかじめスキャンし、怪しいURLを無効化したり、含まれるウイルスを駆除したりするセキュリティサービスを提供しています。

まだ具体的な迷惑メール対策を行っていないという方や、過去にウイルスに感染してしまった経験がある方など、メールのセキュリティ対策をお考えの方は、気軽にご相談ください。無料ワークショップで、担当者が丁寧にカウンセリングいたします。

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この記事のポイント

• 1.これまでの個人情報保護法とは？

  個人情報保護法は、個人情報を守るために時代の流れに合わせて3年ごとに改正されています。
  個人情報とは、個人を識別するための情報のことで、住所や氏名、電話番号、メールアドレスなどが含まれます。2017年の改正により、個人情報の第三者提供に関する規定が新設され、多くの企業のメールフォームにチェックボックスが設定されました。

  詳しくは「2022年までの個人情報保護法について」をご覧ください。

• 2.メールが原因となる個人情情報漏洩の事例は？

  • 送信先を間違える
  • 会社の機密をメールに添付して個人のメールアドレスに送信する
  • フィッシングメールに騙され会社の金融取引情報を奪われる
  • 保護されていない外部のWi-Fiを使用し、通信を傍受される　など

  詳しくは「メールや添付ファイルが原因で起こる個人情報漏洩について」をご覧ください。

個人方法を適切に保護するために、メールシステムの見直しや、添付ファイルの安全管理についてご興味をお持ちの方は、株式会社サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。

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